Prozesse sind das Herzstück eines Unternehmens. Sie existieren in jeder Abteilung und in jedem Team. Sie sind für das Geschäftsergebnis von entscheidender Bedeutung. Und sie können sich Geschäftsprozesse als eine Art Konstruktionsplan vorstellen, der die Wege und den Fluss von Aktivitäten definiert, die innerhalb und zwischen verschiedenen Geschäftsfunktionen ablaufen. Aber sich auf diesen Wegen von Punkt „A“ zu Punkt „B“ zu bewegen und dies so effizient wie möglich zu tun, ist nicht ohne Aufwand möglich. Es braucht Zeit, Ressourcen und ein wenig gute Planung, um sicherzustellen, dass Ihr Plan solide ist und die Arbeit reibungslos verläuft. An dieser Stelle kommt das Business Process Management ins Spiel.

Was ist Business Process Management?

Business Process Management (BPM) ist die Methode zur Gestaltung, Ausführung, Überwachung und Optimierung von Geschäftsprozessen. Es ist eine Methodik (kein Produkt), die Ihr Unternehmen in eine gut funktionierende Maschinerie verwandeln kann. Richtig angewandt, wird sie auch mit der Zielsetzung einer kontinuierlichen Verbesserung betrieben.

Viele Leute verwechseln BPM mit einer einfachen Workflow-Automatisierung. Echtes BPM sollte sich jedoch auf das Erreichen von Ergebnissen (wie Prozessverbesserung oder Effizienzsteigerung) konzentrieren und muss den vollständigen, durchgängigen Prozess berücksichtigen. Prozesse können strukturiert sein und von Anfang bis zum Ende einen vorhersehbaren Verlauf nehmen. Sie können allerdings auch unstrukturiert sein und einen weniger berechenbaren Weg zu einem Ziel nehmen. Natürlich sind die Prozesse oder Arbeitsabläufe, die strukturiert und wiederholbar sind, diejenigen, die gute Voraussetzungen für eine Automatisierung bieten.

Die Automatisierung ist durch Werkzeuge wie BPM-Software möglich, die die Entwicklung von Lösungen zur Geschäftsprozessbearbeitung unterstützt. Schauen Sie sich diesen Blog an, um mehr über BPM-Software in ihrer aktuellen Form zu erfahren.

Vorteile von Business Process Management

Wenn es richtig umgesetzt wird, kann BPM Ihrem Unternehmen viele Vorteile bringen. Hier sind einige davon:

• Kosteneffizienz: Durch die Optimierung von Abläufen, einer kollaborativen Zusammenarbeit und der Reduzierung von Doppelarbeit können Unternehmen ihre Kosten senken und gleichzeitig die Produktivität verbessern.
• Gesteigerte Produktivität: Die Nutzung von BPM führt häufig zur Automatisierung sich wiederholender Aufgaben, zur Beseitigung von Engpässen und zur Reduzierung unnötiger Schritte.
• Bessere Mitarbeiter- und Kundenzufriedenheit: Anstatt Zeit mit langweiligen und sich wiederholenden Aufgaben zu verbringen, können die Mitarbeiter mehr Zeit mit Aktivitäten verbringen, die dem Unternehmen und dem Kunden mehr Wert bringen.
• Stärkere Unternehmensstrategie: Durch die konsequente Ausrichtung von BPM an den Unternehmenszielen können Unternehmen ihre Gesamtleistung und Ressourcenoptimierung verbessern.

Warum ist Geschäftsprozessmanagement wichtig?

Beim Geschäftsprozessmanagement geht es darum, das Unternehmen so effizient wie möglich zu führen. Das kann die Optimierung der Ressourcenzuweisung, die Beseitigung von Engpässen, die Reduzierung von Prozessduplikaten, die Beschleunigung von Transaktionen usw. bedeuten. Der Einsatz dieser ergebnisorientierten Methodik hilft Unternehmen, ihre Abläufe und ihr Ergebnis bewusst zu verbessern. Auf diese Weise können sie stärker und besser vorbereitet werden, um alle vom Markt beeinflussten Turbulenzen zu überstehen.

Anwendungsbeispiele

Die Bandbreite der Anwendungsfälle für BPM ist unglaublich groß. Diese Methodik könnte auf fast jeden Arbeitsablauf oder jede Funktion zum Zwecke der Effizienzsteigerung und Prozessverbesserung angewendet werden. Einige Beispiele für Anwendungsfälle sind:

• Genehmigung von Ausgaben
• Reiseantrag
• Lagerverwaltung
• Auftragsabwicklung
• Kreditkartenantrag
• Onboarding neuer Mitarbeiter

Business Process Management Life Cycle

Wie aus der Definition weiter oben in diesem Artikel hervorgeht, arbeitet das Geschäftsprozessmanagement in einem kontinuierlichen Zyklus. Die Meinungen über die Bezeichnung und die Genauigkeit der einzelnen Stufen sind je nach Fragestellung unterschiedlich, aber ich möchte nur sagen, dass das Folgende eine sichere Zusammenfassung des gesamten Lebenszyklus ist:

Design – Identifizieren Sie sowohl bestehende Prozesse als auch Bereiche für Verbesserungen. Den Arbeitsablauf zwischen Menschen und Systemen abbilden und eventuelle Abhängigkeiten oder Übergaben bewerten.

Ausführen – Ausführen der im vorhergehenden Schritt identifizierten und entworfenen Prozesse. Dies kann manuell oder durch Automatisierung erfolgen.

Überwachen – Verfolgen Sie Prozesse, um über ihren Status und ihre Leistung auf dem Laufenden zu bleiben. Kennzeichnen Sie Bereiche, die zu wenig Leistung erbringen oder als potenzielle Engpässe erscheinen.

Optimieren – Nutzen Sie die in der Überwachungsphase gesammelten Informationen, um Prozessverbesserungen vorzunehmen und so Kosteneinsparungen oder eine höhere Effizienz zu erzielen.

Der Geschäftsprozessmanagement-Markt

Um es klar zu sagen: BPM ist eine Methode, kein Markt. Es gibt BPMS-Anbieter, die Werkzeuge zur Unterstützung dieser Methode anbieten, und es gibt auch Anbieter, die eine Reihe von Werkzeugen für ein breiteres Spektrum von Anwendungsfällen, einschließlich BPM, anbieten. Ein gutes Beispiel für letzteres ist die Low-Code-Technologie.

Low-Code als Unterstützung von BPM

Low-Code-Plattformen wie OutSystems reduzieren die Komplexität der Entwicklung durch konfigurierbare Werkzeuge, Ressourcen und wiederverwendbare Komponenten. Auf diese Weise kann Ihr Team einfache oder komplexe BPM-Lösungen mit minimalem Aufwand durch eine integrierte Workflow-Engine schnell erstellen oder ändern, ohne sich um die verschiedenen Schritte zur Modellierung und Implementierung von Geschäftsprozessen kümmern zu müssen. Wenn Sie sehen wollen, wie das funktioniert, lade ich Sie ein, dieses kurze Webinar über die Erstellung von Workflows und komplexer Logik mit einer Low-Code-Plattform zu sehen.

Inzwischen fragen Sie sich vielleicht: Was ist der Vorteil der Nutzung einer Low-Code-Lösung anstelle eines traditionellen BPM-Tools? Hier sind die Vorteile von Low-Code in Verbindung mit BPM:

• Erstellen und liefern Sie digitale Prozesse 10x schneller an das Unternehmen als mit herkömmlichen Entwicklungsmethoden. Auf diese Weise können Sie Ihre Prozesse innerhalb von Tagen statt Monaten (oder Jahren) erstellen und nutzen;
• Entwickeln Sie kundenorientierte Prozesse, die auf die tatsächlichen Bedürfnisse der Kunden eingehen, während Sie interne Prozesssilos eliminieren und Werkzeuge ersetzen, die die Kundenzufriedenheit beeinträchtigen;
• Testen, messen und experimentieren Sie mit neuen Geschäftsprozessen und -modellen, erstellen Sie leicht ein Mindestmaß an praktikablen Prozessen und sammeln Sie Erkenntnisse, die eine kontinuierliche Verbesserung unterstützen.

Möchten Sie mehr darüber erfahren, wie Sie Ihre Geschäftsprozesse mit Low-Code automatisieren und optimieren können? Dann schauen Sie sich unsere Seite OutSystems for Business Process Management an.