Rechnungseingangs-Workflow

Workflow-App zur Genehmigung von Eingangsrechnungen

Use Case Low-Code Development

Der Rechnungseingangs-Workflow als Web-App

Der Ersteller füllt die Rechnungsfelder wie Rechnungsnummer, Belegtyp, Rechnungsdatum, Posteingangsdatum, Fälligkeitsdatum, Skontodatum, Skontosatz, Bruttobetrag, Nettobetrag, MwSt. und Verwendungszweck im Browser aus. Er wählt den Debitor aus. Bei Auswahl der betroffenen Organsationseinheit wird automatisch der nächste Genehmiger in Abhängigkeit dieser Organsationseinheit ermittelt.

Nach dem Einreichen der Rechnung erhält der nächste Genehmiger diese Rechnung in seinen Arbeitsvorrat der offenen Aktivitäten. Hier kann er die Rechnung genehmigen, ablehnen oder mit Kommentar an den Ersteller zur Überarbeitung zurückgeben. Bei entsprechenden Entscheidungen wird der Ersteller automatisch per Mail informiert.

Als weitere Aktivitäten gibt es eine mögliche zusätzliche Genehmigung, eine Veranlassung der Auszahlung und eine automatisierte Aufgabe mit der eigentlichen Auszahlung. Jeder Bearbeiter sieht im Kopf der Rechnung eine grafische Fortschrittsanzeige, woran er erkennen kann, welche Aktivitäten im Workflow schon erledigt sind, an welcher Aktivität er sich gerade befindet und welche Aktivitäten noch folgen werden.

Für die Rechnungsadministratoren gibt es im graphischen Dashboard zusätzlich eine Übersicht mit Summen der ausgezahlten Rechnungen, der abgelehnten Rechnungen sowie der Rechnung in Arbeit, eine Tortengrafik nach Anzahl der offenen Aktivitäten nach Aktivitätstyp, ein Balkendiagramm mit offenen Aktivitäten nach Anwender, ein Histogramm der Entwicklung der offenen Aktivitäten sowie ein Balkendiagramm der abgeschlossen Aktivitäten der Anwender. Anhand dieses Dashboard können Probleme im Rechungs-Workflow frühzeitig erkannt werden.

Die Technik

Basis ist die Low-Code Plattform von OutSystems. Die browser-basierte App wurde mit dem OutSystems Service Studio erstellt.

In dieser OutSystems Applikation wird das MultipleFileUpload Plugin aus Forge verwendet. Damit kann man Anhänge wie Rechnungs-PDF per Schaltfläche hinzufügen oder per Drag&Drop auf das Web-Dokument schieben. Auch das SimpleViewer Plugin aus Forge ist integriert, damit man sich im Browser das oder Rechnungs-PDFs anschauen kann.

Beim Erfassen der Rechnungspositionen mit den Feldern Projekt, Sachkonto, Kostenstelle, Kostenträger erfolgt eine Auswahl aus einem Legacy-System, das diese Auswahldaten über einen REST-Call zur Verfügung stellt.

Der Rechnungseingangsworkflow ist nur ein vereinfachtes Beispiel für browser-basierte Apps, die sie mit Hilfe der visuellen Low-Code Plattform von OutSystems erstellen können. Die Möglichkeiten mit OutSystems sind vielfältig.

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