Reboarding: Interner Stellenwechsel

Automatisierte Übernahme von Personaldaten bei internem Stellenwechsel

Use Case RPA

Den internen Stellenwechsel kann man auch als eine Art Reboarding-Prozess bezeichnen. Hier gibt es unterschiedliche Szenarien:

  • Ein Auszubildender wechselt nach Abschluss seiner Ausbildung in eine Festanstellung
  • Ein Mitarbeiter möchte die Abteilung innerhalb eines Unternehmens wechseln
  • Ein Zeitarbeiter wird zum festen Mitarbeiter des Unternehmens
  • uvm.

Kommt es zu einem Wechsel, müssen die Personaldaten für die neuen Bereiche übernommen werden. In den meisten Fällen erfolgt die Datenübernahme manuell. Um diese zeitintensive Tätigkeit zu beschleunigen, bietet sich der Einsatz von Software-Bots an. Dies hat zudem den Vorteil, dass Fehler bei der Übernahme von personenbezogenen Daten nahezu ausgeschlossen werden.

Herausforderungen der manuellen Bearbeitung

  • Übernahme von Personaldaten im Bereich Auszubildende und Zeitarbeit bei Festanstellung
  • Zwei unterschiedliche SAP-Systeme
  • Komplett manuelle Übertragung der Daten
  • Systemintegration nicht möglich, da die SAP-Systeme rechtlich unterschiedlichen Geschäftsbereichen zugeordnet sind

Vorteile durch den Einsatz von RPA

  • Entlastung Mitarbeiter um 30 Minuten pro Vorgang
  • Entlastung von 250 Stunden pro Jahr
  • Vollautomatische und nachvollziehbare Durchführung in 4 Minuten
  • Durch täglichen Ablauf zügige Umstellung der Mitarbeiterzuordnung
  • Fehlerfreie Ausführung mit sensiblen Mitarbeiterdaten
  • Nachvollziehbarkeit und Auditierung

Der interne Stellenwechsel ist nur ein Beispiel zur Automatisierung Ihrer Geschäftsprozesse. Für Sie automatisieren wir jeden beliebigen Prozess und entwickeln für Sie eine passende mobile App. Weitere Beispiele für den Einsatz von RPA erhalten Sie hier:

  • Antragsbearbeitung

    Mit RPA lassen sich bei der Antragsbearbeitung eine gesteigerte Bearbeitungsgeschwindigkeit und ein sinkender Arbeitsaufwand erreichen. Das Sammeln von Informationen aus vorliegenden Anträgen und dazugehörigen Dokumenten sowie der Abgleich dieser Daten mit den bestehenden Daten aus unternehmensinternen Datenbanken lässt sich automatisiert umsetzen.

  • Beschwerdemanagement

    Mit Hilfe von RPA können Beschwerden fehlerfrei und vollumfänglich erfasst und bearbeitet werden. Eingehende Kundenbeschwerden werden analysiert und das aktuelle Beschwerdeaufkommen ausgewertet.

  • Debitorenprozess

    Automatisierter Abgleich von Avisinformationen mit Rechnungen und deren Abgeleich im ERP-System. RPA kann bei Sonderrechnungen automatisiert feststellen, ob sie von einem autorisierten Lieferanten stammen und ob die vorliegende Bestellung mit den Daten im ERP-System übereinstimmt.

  • Formulareingaben

    Standardisierte Formulare, die im Rahmen der Sachbearbeitung ausgefüllt und verschickt werden, werden nicht mehr von Mitarbeitern ausgefüllt sondern vom digitalen Assistenten. Dabei übernimmt RPA die Erfassung des Kundenanliegens und bearbeitet sämtliche Formulare.

  • Kundenanfragen

    Kundenanfragen können mit digitalen Assistenten besonders schnell bearbeitet werden, was die Kundenzufriedenheit nachhaltig steigert. Durch die optimierte Bearbeitung und Priorisierung von Kundenanliegen lassen sich so die durchschnittlichen Bearbeitungszeiten reduzieren und Kosten einsparen.

  • Stammdatenpflege

    Prozesse rund um die Stammdatenpflege sind oft mit einem hohen administrativen Aufwand verbunden. Im Rahmen digitalisierter Prozesse können Kunden Änderungen direkt über digitale Dienste vornehmen. Dazugehörige Mitteilungen werden automatisch analysiert und bearbeitet. Abschließend werden automatisch Schreiben zur Änderung der personenbezogenen Daten verschickt.

Weitere Einsatzgebiete für RPA

  • Anforderungsmanagement
  • Beschaffungsprozess
  • Customer Book
  • Posteingang (inkl. Überwachung von Postfächern)
  • Konsolidierung von Kundenstammdaten
  • Materialstammabgleich
  • Onboarding Prozess
  • Pflege von Preislisten
  • Prüfung von Analysezertifikaten von Lieferanten

Welchen Prozess dürfen wir für Sie automatisieren?

Artur Habel
Prokurist / Vertriebsleiter

OutSystems Associate Sales Zertifizierung

Franziska Surmund
Vertriebsbeauftragte

OutSystems Associate Sales Zertifizierung