Einmal digitalisieren, bitte!

Outsourcing? Mobile Marketing? Künstliche Intelligenz? Mobile First? Micro Services? DevOps? Die Halbwertzeiten von Buzz-Words in der IT können doch recht unterschiedlich lang sein. Manche Themen verglühen ganz unscheinbar von der Bildfläche, manche schaffen dann tatsächlich den Übergang vom Hochglanz Prospekt in den Alltag der gelebten IT-Strategien und -Projekte.

Momentan steht die Digitalisierung auf allen Fahnen. Jeder Kunde hat es auf der kurz- oder mittelfristigen Agenda, viele Hersteller haben Lösungen, Strategien und Produkte zum Thema und jeder hat etwas dazu zu sagen. Neu ist dabei, dass der Begriff als solcher alles andere als neu ist. Nur gehen die Vorstellungen dabei weit auseinander: Es kann von der klassischen Überführung von Papier in elektronische Formate losgehen, bis hin zur vollständigen Transformation aller Prozesse, Anwendungen und Daten in eine moderne IT-Architektur. Meistens liegen die Vorstellungen von Kunden, mit denen wir in Workshops zusammensitzen und dieses Thema diskutieren, irgendwo dazwischen.

In der Regel treffen wir dabei auf vorhandene Infrastrukturen, in denen bereits eine Reihe von Herausforderungen angegangen oder gelöst sind. Zentrale Dateiablagen, Kollaborationsfunktionen, Finanzbuchhaltungen, vielleicht sogar schon die Einführung eines elektronischen Dokumentenmanagements und natürlich viele, viele Anwendungen aus den Fachbereichen oder die Einführung von SAP als „Alleskönner“, bei dem man aber auch inzwischen die Grenzen des Machbaren realisiert. Oft eine Reihe von Inseln. Oft mit Schnittstellen hier und da, um mehr oder weniger zufriedenstellend solche Integrationen zu realisieren, die am meisten auf den Nägeln brennen.  Oft mit Lösungen, die Workflow oder – besser noch – BPM versprechen, aber nicht viel mehr können als einen Status von „offen“ auf „erledigt“ zu setzen – etwas überspitzt formuliert.

Schlimmer noch kann es im öffentlichen Bereich sein. Die gesetzlichen Vorgaben zu eGovernment, eAkte usw. geben inzwischen zwar vor, wo es hingehen soll. Doch wie man in kürzester Zeit aus der aktuellen Welt der bunten Umlaufmappen aus Pappkarton dort einmal hinkommen soll, ist vielen völlig unklar. Auch hier hat man oft bereits schmerzhaft lernen müssen, dass manche Versprechungen auf Digitalisierung schnell ins Leere laufen, wenn keine entsprechende Strategie dahinter steht. Auch wenn es der Name nicht vermuten lässt: Digitalisierung ist zunächst einmal kein IT-Thema in dem es um Datenbanken, Clients und Benutzerrechte geht. Vielmehr geht es dabei um Prozesse. Nämlich zunächst einmal sich darüber bewusst zu werden, wie aktuell die Prozesse aussehen und wie sie aussehen sollen – und zwar bitte von Anfang bis Ende, also beispielsweise vom eingehenden Brief in der Poststelle, bis zum elektronischen Download einer Rechnung oder eines Antwortschreibens durch einen Endbenutzer im Self Service. Das muss mit BPM-Systemen zunächst mal nichts zu tun haben. Sondern nur damit, dass man irgendwie einen Fahrplan benötigt. Wenn dann in Zukunft ein elektronisches BPM herausspringt – umso besser.

Wie gehen wir also in Workshops mit diesen oft etwas diffusen Anforderungen um, alles neu, alles digital machen zu wollen? Die heutige agile Welt erlaubt es nicht mehr, sich ein oder zwei Jahre Zeit zu nehmen, und Anforderungen zu erarbeiten und zu bewerten. Und das ist auch gut so. Vielmehr geht es doch darum die Kernkomponenten einer modernen IT-Infrastruktur und deren Zusammenspiel frühzeitig aufzeigen zu können. Die Grundstruktur ist dabei oft sehr ähnlich:

• Business Process Management / Robotic Process Automation / Regelmanagement
• Portal (intern / extern) für Self Services und Integration von Fachanwendungen
• Elektronisches Dokumentenmanagement
• Kollaboration
• Fachintegration

Der berühmte erste Schritt in die richtige Richtung hilft da schon mal weiter, um aufzuzeigen, wie diese Kernkomponenten zusammenspielen. Hilfreich ist es hierzu einen ersten Use Case zu identifizieren, der möglichst viele der Bereiche beinhaltet, und der sich im Rahmen eines  Proof-of-Concept auch realisieren und vor allem demonstrieren lässt. Dies kann dann zunächst einmal die Vorstellung eines stimmigen Gesamtbildes sein – weil man im PoC nicht bereits alle Integrationen vorwegnehmen kann – oder bereits die Erstellung eines Prototypen. Besondere Sensibilität ist dann bei der Auswahl des Publikums gefragt, mit dem die Ergebnisse des PoC zu diskutieren sind. Fachbereiche gehören natürlich dazu, Endbenutzer sollten aber später einbezogen werden, da ein PoC in der Regel weder ein ansprechendes UI  noch eine ausgeprägte Fachlichkeit aufweisen kann.

Und wo stehen wir also aktuell beim Buzz-Word Digitalisierung? „Überzogene Erwartungen“? Steht uns das „Tal der Enttäuschungen“ nach Gartners berühmten Hype-Zyklus noch bevor? Oder sind wir bereits auf dem „Plateau der Produktivität“ angekommen, das Thema ist einfach da und wird gelebt?

Unsere aktuelle Erfahrung zeigt, dass Letzteres der Fall ist. Auch wenn der Begriff Digitalisierung noch Überschriften ziert, so ist es doch im Alltag der Projekte angekommen. Kunden möchten nicht wissen was es ist, Kunden sehen den akuten Bedarf und möchten es einfach machen. Oft ist die Durchführung dann weniger disruptiv als befürchtet. Niemals versucht man alles Vorhandene über Bord zu werfen und neu zu machen. Manchmal reicht es auch aus, an wenigen entscheidenden Stellen mit gezielten Maßnahmen das Ganze deutlich zu verbessern. Dabei unterstützen wir natürlich mit unseren Ideen und Erfahrungen gerne.
Sprechen Sie mich gerne dazu an!