In meinem letzten Blogbeitrag habe ich einige zentrale Elemente, die in fast jeder BPM Applikation eine Rolle spielen, beschrieben. Heute möchte ich über typische BPM Uses Cases schreiben, in denen sich diese Elemente wiederfinden. Um meinen Blickwinkel etwas zu erweitern habe ich mit einer Web-Recherche begonnen. Dabei musste ich, allerdings nicht ganz unerwartet, feststellen dass die Ergebnisse einen hohen Überdeckungsgrad mit unseren Kundenprojekten haben.

Typische BPM Use Cases sind also z.B.:

• Auftragsmanagement
• Einkaufsprozesse
• Rechnungsmanagement / Abrechnungsworkflow
• Automatisierung des Kreditorenprozesses
• Lieferantenportale, Lieferantenportale
• Kundenportale
• Kundenwunsch-Workflow und -Verfolgung
• Automatisierung von Vertragsmanagementprozessen
• Änderungsmanagement-Workflow
• Prozess der Standardarbeitsanweisungen (SOPs)
• Compliance- und Governance-Management-Workflows
• Rücklieferungen automatisierter Prozess und Workflow
• Audit-Management-Workflows und -Reporting
• CAPA-Workflows (Corrective and Preventive Actions)
• Automatisierung von Investitionsanfragen und Genehmigungsprozessen
• Spesenabrechnung & Genehmigungsworkflow
• Urlaubsanfrage & Genehmigung von Mitarbeitern
•  Geschäftsreiseantrag & Genehmigungsprozess
•  Neue Einstellungsprozesse und On-Boarding-Workflows
•  Projektmanagement-Workflows

(Diese Liste hat keinen Anspruch auf Vollständigkeit!)

Bei der Analyse dieser Liste fällt folgendes auf:
Es handelt sich hier nicht unbedingt um die sogenannten Kernprozesse. Diese sind im ERP-System häufig sehr gut aufgehoben. Das Einsatzgebiet liegt in eher nebenläufige Prozessen, die dann auch nur einen indirekten Beitrag in der Wertschöpfungskette leisten. Trotzdem liegt hier ein ungeheures Optimierungspotential, das nur darauf wartet gehoben zu werden! Im Rückblick auf meinen letzten Blogbeitrag möchte ich hier nur sagen: Alles ist hier besser als E-Mail.

Begeben wir uns jetzt einmal auf die funktionale Ebene. Dort erkennen wir doch einige Gemeinsamkeiten in den verschiedenen Use Cases der obigen Liste.

Folgende funktionale Bereiche sind eigentlich überall wiederzufinden:

Daten erfassen und zusammenführen

Dies ist die Nutzlast des Workflowsystems. Die Daten werden entweder sukzessive vom User eingeben oder sind bereits vorhanden. Im ersten Fall ist es wichtig, dass das BPM-System ein angemessenes UI zur Verfügung stellen kann. Im zweiten Fall spielen Integrationsaspekte die Hauptrolle. Ein BPM-System muss daher die heute üblichen Schnittstellentechnologien zu verschiedensten Fremdsystem beherrschen.

Informationen bewerten und genehmigen

Hier kommen wir in den Bereich des eigentlichen Workflows.

• Zuordnen der Aufgabe zu einem Bearbeiter bzw. einer Bearbeiter Gruppe.Hier existieren verschieden Verfahren die hauptsächlich das Ziel haben eine angemessene Arbeitsverteilung in der Bearbeitergruppe zu erzielen.
  • Round-Robin: Hier wird die Aufgabe reihum an einen Bearbeiter der Gruppe gegeben.
  • Load Balance: Die Aufgabe geht an den Bearbeiter mit der geringsten Anzahl an offen Aufgaben.
  • Keine automatische Verteilung: Hier kann sich jeder Bearbeiter der Gruppe die Aufgabe für sich beanspruchen.
• Dynamische Berechnung von Bearbeitergruppen, da in den meisten Fällen eine statische Zuordnung (z.B. aus dem Organisationsverzeichniss) nicht ausreichend ist.
• Differenziertes Eskalationsmanagement. Hier wird nach einer definierten maximalen Liegezeit ein organisatorisch oder fachlich verantwortlicher Mitarbeiter benachrichtigt und hat die Möglichkeit ein zugreifen.

In meinem nächsten BLOG-Beitrag werde ich die bisher gesammelten Erkenntnisse anhand eines konkreten Beispiels vertiefen.

Möchsten Sie mehr zum Thema BPM erfahren oder sich mit mir direkt austauschen? Ich freue mich auf Ihre Nachricht.