#DSGVO: Wird schon nicht so schlimm werden! Oder?

Meine erste Antwort aus dem Bauch heraus: Doch, wird es! Ich verrate Ihnen auch gerne warum ich dieser Meinung bin.
Gefühlt waren es unendlich viele Gespräche, die ich in letzter Zeit geführt habe. Alle drehen sich um das Thema DSGVO. Jetzt wird es mal wieder Zeit, dass ich meine Erfahrungen mit Ihnen teile. Man könnte auch sagen, ich muss mir die Erfahrungen von der Seele schreiben.

Da stehen 99 Artikel im Raum, die durchgelesen, verstanden und beachtet werden müssen. Da steht ein Datum fest, an dem ein Unternehmen – egal welcher Größe – vorbereitet sein sollte. Aber auf was eigentlich? Genau – gute Frage… da geht es nämlich schon los.

DSGVO – Fragen über Fragen

Ist unser Unternehmen überhaupt davon betroffen? Vorweg genommen: Ja! Wie betrifft es uns? Wissen die Mitarbeiter/Innen bis dahin, was DSGVO bedeutet und welche Auswirkungen das auf jeden Einzelnen hat? Kann jeder mit dem Begriff personenbezogene Daten etwas anfangen und damit umgehen? Wo stehen die Konzepte? Also beispielsweise was machen Sie bei DSGVO-Anfragen wie Auskunft, Löschen und Ändern der personenbezogenen Daten? Gibt es bereits Verfahrensanweisungen und Prozessdokumentationen? Und wo finden Ihre Mitarbeiter diese Anweisungen und Vorgehensweisen?

In meinen Gesprächen erlebe ich derzeit eine enorme Bandbreite an Antworten. Und – weil wir immer mehr als Berater befragt werden: Nein, ich bin kein Anwalt und auch kein Datenschutzbeauftragter. Ich habe nur mal laut gesagt, diese 6 Anwendungsfälle in der DSGVO, die könnten wir doch automatisieren, oder? Dazu stehe ich, das können wir und dafür liefern wir eine Lösung.

Kunden berichten mir, dass Experten Ihnen mitgeteilt haben, sie müssen mit ca. 150 bis 200 DSGVO-Anfragen im Monat rechnen. Diese Kunden sagen im gleichen Atemzug: „Dann bin ich platt“. Ich habe das mal zum Anlass genommen selbst ein wenig zu recherchieren. Dabei bin ich auf eine interessante Studie des Softwaretechnologieunternehmens Senzing gestoßen, die genau das bestätigt. Jeder von Ihnen kann sich selbst ausrechnen, wie lange ein Mitarbeiter Ihres Unternehmens an der Antwort einer DSGVO-Anfrage arbeitet. Das Ergebnis multiplizieren Sie dann mit 150 Anfragen oder mit 95 oder eben mit einer Zahl, die Sie als realistisch für Ihr Unternehmen sehen. Im schlimmsten Fall kommt es dazu, dass der Aufwand so hoch ist, dass ein Vollzeit-Mitarbeiter zukünftig damit beschäftigt ist, ausschließlich DSGVO-Anfragen zu bearbeiten. Wenn das überhaupt reicht.

Automatisierung hilft – nicht nur bei DSGVO-Prozessen

Schon allein aus diesem Grund sage ich: Automatisierung hilft. Und das nicht nur hier bei der DSGVO. Was haben Sie davon? Automatisierung heißt, eine IT-Lösung zu nutzen, die Sie führt. Die Lösung leitet die richtigen Schritte zum richtigen Zeitpunkt ein. Automatisierung sorgt für Sicherheit, Beständigkeit und mehr Transparenz in Ihren Prozessen, egal ob DSGVO oder jeder beliebige andere Prozess.

Viele Unternehmen sind gut vorbereitet – und die anderen 50%?

Kommen wir noch einmal zu den Antworten der Kunden zurück. Das Positive vorweg: Viele Unternehmen sind wirklich sehr weit und gut vorbereitet. Tja, und die anderen 50%? Ich bekomme immer noch Anrufe bei denen ich gefragt werde, auf was man denn nun zuerst achten sollte. Sollte Sie diese Frage auch beschäftigen, rufen Sie bitte mich an. Ich stehe Ihnen da gerne zur Verfügung.

Was stellen wir noch fest? Unternehmen bilden Arbeitskreise, beauftragen Fachanwälte und Datenschutzbeauftragte. Denn es gibt in der DSGVO durchaus auch ein paar Widersprüchlichkeiten. In diesen Fällen muss jedes Unternehmen für sich entscheiden, wie es damit umgeht.

Mein Fazit: Wir werden gelassener

Nach knapp drei Monaten unter DSGVO-Volldampf haben wir gelernt gelassener zu werden. Gelassener damit umzugehen, dass es nach wie vor noch viele Unternehmen gibt, die sich noch nicht intensiv mit DSGVO befassen. Und das obwohl ihnen der Stichtag förmlich im Nacken sitzt. Es gibt Studien die sagen, dass wir uns als IT-Dienstleister auf die Zeit nach dem 25. Mai 2018 vorbereiten sollen. Das soll wohl heißen, dass mit den ersten Präzedenzfällen in Europa der Handlungsdruck im Rahmen der DSGVO steigen wird. Dann werden einige Unternehmen schnelle Hilfe benötigen. Wir sind vorbereitet.

Sie möchten unsere 3in1 für DSGVO-Lösung live sehen?

Ich lade Sie gerne zu unserer Veranstaltung am 19. April 2018 ins Airport Forum am Flughafen Paderborn-Lippstadt ein. DSGVO ist am Nachmittag eines unserer Top-Themen.  Ach übrigens: die Teilnahme ist kostenlos. Wir bitten lediglich um Ihre Voranmeldung, damit wir den Veranstaltungstag beser planen können.

Wann auch immer Sie sich mit dem Thema intensiver auseinander setzen werden. Sprechen Sie mich und meine Kollegen an, wir helfen Ihnen gerne.

Wie können wir Sie im Rahmen der DSGVO-Prozesse unterstützen?

Sie kennen uns als Automatisierer und Digitalisierer von Prozessen. Was liegt für uns also näher, als diese DSGVO relevanten Prozesse in eine IT-Lösung zu gießen? Das haben wir getan und für Sie ein attraktives Bündel geschnürt: 3in1 für DSGVO auf der Basis der Process Starter Suite. Dass wir uns richtig verstehen: mit 3in1 für DSGVO vermeiden wir keine Datenpannen oder Sicherheitslücken. Sollte es jedoch einmal zum Ernst- oder Schadensfall kommen, sind Sie mit unserer Lösung bestens darauf vorbereitet, alle notwendigen Prozess-Schritte automatisiert abzuarbeiten.

Was ist das Besondere an 3in1 für DSGVO?

Sie bekommen von uns Ihren fertigen DSGVO-Prozess mit den sechs Anwendungsfällen: Meldung und Benachrichtigung, Auskunft, Berichtigung, Löschung, Datenübertragbarkeit und Widerspruchsrecht. Wir helfen Ihnen mit Support und schulen Sie – und – Ihr Prozess läuft mit IBM BPM auf einer etablierten BPM Engine. Was mir persönlich dabei besonders wichtig ist: wir konzentrieren uns mit Ihnen auf den Prozess. Diskussionen wie teuer die Lösung wird, weil Sie 300 statt 30 Anwender oder weil Sie einen sehr guten Server im Einsatz haben gibt es bei uns nicht. Das ist der Deal! Hört sich gut an, nicht wahr?

3in1 für DSGVO – Was haben sie davon?

Die notwendige Prozessdokumentation ist auf Knopfdruck zu Unterstützung behördlicher und gerichtlicher Verfahren jederzeit abrufbar. 3in1 für DSGVO leitet Ihre Mitarbeiter Schritt für Schritt durch jeden einzelnen Anwendungsfall. 3in1 für DSGVO weiß was zu tun ist: kennt die richtigen Ansprechpartner, die Reihenfolge der einzelnen Arbeitsschritte und Aufgaben und führt die Anwender sauber, transparent und dokumentiert zum Ziel und das Ganze auch noch fristgerecht.