BPM-Software (BPMS) ist ein Werkzeug zur Prozessautomatisierung, das die Art und Weise, wie Geschäftsprozessmanagement durchgeführt wird, revolutioniert hat. Indem sie veraltete, manuelle, papierbasierte Prozesse durch Automatisierung ersetzt, verspricht sie eine Produktivitätssteigerung bei gleichzeitiger Kostensenkung.

Da die Unternehmen im Zuge der COVID-19-Krise dazu übergehen, intelligenter, schneller und agiler zu werden, ist es keine Überraschung, dass die Nachfrage nach BPM-Tools in den kommenden Jahren voraussichtlich steigen wird, wobei sich die BPM-Anbieter schnell von der aktuellen Marktentwicklung erholen werden. Tatsächlich wird laut Gartners „Forecast: Enterprise Infrastructure Software, Worldwide, 2018-2024, 3Q20 Update“ von Gartner, die am 30. September 2020 veröffentlicht wurde, der BPMS-Markt bis 2024 einen Wert von 2,9 Milliarden USD bei einer CAGR von 3,8% über 2020-2024 erreichen.

Aber die Wahl des besten Tools zur Prozessautomatisierung für Ihr Unternehmen ist kein einfacher Prozess. Neben verschiedenen Anbietern gibt es eine Vielzahl von Automatisierungslösungen, aus denen Sie wählen können. Beispielsweise sind robotergestützte Prozessautomatisierungstools (RPA-Tools) ein expandierender Markt. Laut dem oben erwähnten Bericht hat dieser Markt Teile des BPMs absorbiert, und es wird sogar erwartet, dass er den letzteren übertrifft, indem er im Jahr 2024 einen Wert von 3,5 Milliarden USD mit einer durchschnittlichen jährlichen Wachstumsrate (CAGR) von 16% (2020-2024) erreicht!

Wenn Sie sich also nicht sicher sind, was die richtige Automatisierungslösung für Ihre Geschäftsziele ist, dann ist dieser Blogbeitrag genau das Richtige für Sie. Ich werde über Folgendes berichten:

1. Was ist Geschäftsprozessmanagement-Software?

2. Vorteile von BPM-Tools

3. Auswahl der richtigen BPM-Lösung

4. Den Mittelweg finden: Die Zukunft der BPM-Software

Fangen wir an!

1. Was ist Geschäftsprozessmanagement-Software?

BPM-Software ist ein Automatisierungswerkzeug, mit dem Sie Geschäftsprozesse digitalisieren können. Mit BPM-Werkzeugen können Unternehmen die verschiedenen Schritte in einem Prozess abbilden und Arbeitsabläufe in Betrieb nehmen. Diese Workflows leiten eine bestimmte Abfolge von Aktionen an die richtigen Personen weiter. Auf diese Weise weiß jedes an einem Prozess beteiligte Mitglied, was es wann zu tun hat.

Mit anderen Worten: Software für das Geschäftsprozessmanagement führt Geschäftsprozesse aus oder verwaltet sie, um die Betriebsabläufe eines Unternehmens zu verbessern und das Risiko von Engpässen und Ineffizienzen zu verringern.

Schauen Sie sich zum Beispiel den Prozess der Einreichung und Genehmigung einer Ausgabe an.

Das Verfahren ist ziemlich einfach: Ein Arbeitnehmer reicht eine Spesenabrechnung ein. Wenn sie unter 50 Dollar liegen, geht sie direkt an die Personalabteilung, und der Prozess endet. Wenn der Betrag über 50 Dollar liegt, erhält der Manager eine Benachrichtigung, genehmigt sie oder nicht, und je nach Antwort geht sie an die Personalabteilung oder bricht die Aktion ab.

BPMS ist das Werkzeug, das es den Anwendern in der Branche ermöglicht, diesen digitalen und automatischen Workflow automatisch zu erstellen und zu verwalten und damit den komplexen papierbasierten und bürokratischen Prozess zu ersetzen, den die Mitarbeiter durchlaufen müssten, um ihr Geld zurückzubekommen.

2. Vorteile von BPM-Tools

Einfach ausgedrückt: Mit BPM-Software können Sie Ihre Effizienz durch die Automatisierung und Standardisierung von Geschäftsprozessen erheblich steigern und gleichzeitig sicherstellen, dass sich alle in die gleiche Richtung bewegen, um die Ziele Ihres Unternehmens schneller zu erreichen. Aber es gibt noch ein paar weitere Vorteile, die sich aus dieser Digitalisierung ergeben:

3. Auswahl der richtigen BPM-Lösung

Heutzutage gibt es mehrere Softwarelösungen zur Prozessautomatisierung, aus denen ein Unternehmen wählen kann. Sie haben natürlich traditionelle BPMS, aber auch RPA-, No-Code-, Low-Code- und Workflow-Management-Tools. Woher wissen Sie also, welche für Ihr Unternehmen die beste Lösung ist?

Wie bei jedem anderen Software-Tool gibt es einige Dinge, die Sie im Auge behalten müssen, wie das Budget, die Art der gewünschten Bereitstellung (Cloud oder vor Ort), den Zeitplan für die Implementierung und die für die Implementierung verfügbaren Humanressourcen. Aber selbst vor all dem müssen Sie über das Problem nachdenken, das Sie zu lösen versuchen.

Verschiedene Tools sprechen unterschiedliche Komplexitätsgrade an. Eine gute Möglichkeit, damit zu beginnen, besteht darin, festzustellen, welche Art von Workflow-Anwendungen Sie auf einer Skala von einfach bis komplex benötigen:

Wenn Sie einfache Arbeitsabläufe automatisieren wollen, bei denen „wenn dies“, „dann das“ geschieht, sollte RPA den Zweck erfüllen (und wenn das der Fall ist, lesen Sie diesen Blogbeitrag über bewährte Verfahren zur Implementierung von RPA). Wenn Sie jedoch komplexere Anwendungen erstellen möchten, sind traditionelle BPM-Tools die bessere Lösung. Das Problem mit traditionellen BPM-Lösungen ist jedoch, dass sie bekanntermaßen schwer zu benutzen sind und selbst die einfachste Änderung oder Anpassung die Mühe spezialisierter Ingenieure erfordert. Dies hat zur Folge, dass immer dann, wenn Sie einen Arbeitsablauf ändern möchten, die Arbeit am Ende auf den wachsenden Rückstandsstapel Ihres IT-Teams fällt.

Und wenn Sie zum Unternehmen wechseln, werden die Projekte aufgrund der komplexen Geschäftsregeln, die über mehrere Abteilungen und Standorte verteilt sind, noch länger. Darüber hinaus konzentrieren sich Unternehmen jetzt stärker darauf, durch ansprechende Benutzererfahrungen, verbesserte Integration zwischen verschiedenen Systemen und verschiedenen Datenspeichern kontinuierlichen Mehrwert für Kunden zu schaffen und zu liefern. BPM-Tools sind jedoch bereit, diese Anforderungen flexibel zu erfüllen.

4. Den Mittelweg finden: Die Zukunft der BPM-Software

Auf der Suche nach geschäftlicher Agilität haben viele BPMS-Anbieter in den letzten Jahren damit begonnen, moderne und visuelle Entwicklungsmöglichkeiten in ihren Stack zu integrieren.

Diese neue Art von BPM-Software, die auf den Prinzipien von Rapid Application Develoment und minimaler Handkodierung basiert, beseitigt die Komplexität der Entwicklung durch konfigurierbare Tools, Ressourcen und wiederverwendbare Komponenten. Auf diese Weise kann Ihr Team über eine integrierte Workflow-Engine einfache bis komplexe BPM-Anwendungen mit minimalem Aufwand schnell erstellen oder ändern, ohne sich über die verschiedenen Schritte zur Modellierung und Implementierung von Geschäftsprozessen Gedanken machen zu müssen.

Zu den OutSystems-Funktionen für BPM gehören zum Beispiel

Darüber hinaus hat OutSystems vor kurzem ein neues Tool auf den Markt gebracht, das speziell für die Handhabung von einfachen bis mittleren Geschäftsprozessen entwickelt wurde. Der Workflow Builder richtet sich an Geschäftsanwender und ermöglicht es Geschäftsexperten, Analysten und Prozessverantwortlichen, mit Hilfe eines einfach zu bedienenden Assistenten, der den Entwicklungsprozess abstrahiert, Workflow-Anwendungen von Grund auf zu erstellen.

Auf diese Weise können IT-Leiter nicht nur eine einfache Anwendung in wenigen Minuten erstellen, sondern IT-Verantwortliche können Geschäftsanwender mit den Tools ausstatten, mit denen sie ihre eigenen Lösungen entwickeln können, während gleichzeitig der Bedarf an „Schatten-IT“ verringert und der Rückstand Ihres IT-Teams abgebaut wird. Workflow Builder ermöglicht die funktionsübergreifende Zusammenarbeit und gewährleistet eine vollständige IT-Governance. Gleichzeitig dehnt Workflow Builder die Anwendungsentwicklung auf den Geschäftsbereich aus, so dass sich Ihr IT-Team auf innovativere und wichtigere Projekte konzentrieren kann.

Sehen Sie sich den Workflow Builder in dieser kostenlosen Demo in Aktion an.

Für mittlere bis komplexe Prozesse, die kritisch für den Geschäftsbetrieb sind und eine höhere Kontrolle und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften erfordern, bietet OutSystems das Case Management Framework. Dieses Rahmenwerk, das in der OutSystems-Schmiede verfügbar ist, bietet Kernfunktionen und vorgefertigte Prozessfunktionen, die zur Implementierung passgenauer Geschäftsprozess- und Fallmanagementlösungen benötigt werden.

Das Rahmenwerk für das Fallmanagement basiert auf der OutSystems Business Process Technology (BPT)-OutSystems-Technologie zur Abwicklung von Geschäftsroutineaufgaben. Durch Hinzufügung einer zusätzlichen Abstraktionsebene mit einer Reihe vorgefertigter Funktionen, die typischerweise Bestandteil von Case Management-Anwendungen sind, hilft es Entwicklern, zweckmäßige Anwendungen und innovative Lösungen mit einer kürzeren Markteinführungszeit und in der Geschwindigkeit bereitzustellen, die Ihre Geschäftsanforderungen erfordern.

Erfahren Sie mehr über das Case Management-Framework in unserer Dokumentation.

Zusammenfassung

Wenn Ihre Prozesse nicht optimal funktionieren, können Sie nicht erwarten, dass der Rest Ihres Unternehmens seine Ziele erreicht. Durch die Anwendung der digitalen Perspektive auf den Betrieb können Ihre Geschäftsprozesse in kürzester Zeit mit höchster Geschwindigkeit und Effizienz ablaufen.

Mit OutSystems können Sie das:

• Digitale Prozesse 10x schneller als mit herkömmlichen Entwicklungsmethoden erstellen und dem Unternehmen zur Verfügung stellen. Auf diese Weise können Sie Ihre Prozesse innerhalb von Tagen statt Monaten (oder Jahren) erstellen und nutzen;
• Kundenzentrierte Prozesse aufbauen, die ihren tatsächlichen Bedürfnissen gerecht werden, und gleichzeitig interne Silos eliminieren und Tools ersetzen, die die Erfahrung Ihrer Kunden behindern;
• Testen, messen und experimentieren Sie mit neuen Geschäftsprozessen und -modellen, erstellen Sie leicht ein Minimum an praktikablen Prozessen und sammeln Sie Erkenntnisse, die eine kontinuierliche Verbesserung unterstützen.

Erfahren Sie mehr über OutSystems for BPM auf unserer Seite für Geschäftsprozessmanagement.

Dieser Blog-Beitrag wurde ins Deutsche übersetzt. Den Original-Beitrag von Solange Ferreira können Sie hier liesen:
BPM Software: How to Choose the Right Solution to Accelerate Your Business