BPM & RPA: Zwei wie Pech und Schwefel

Erstellt von Artur Habel, Prokurist und Vertriebsleiter, agentbase AG
Artur Habel, Prokurist und Vertriebsleiter der agentbase AG

Vor einigen Tagen hat meine Kollegin aus dem Marketing mich gebeten, einen Beitrag über BPM und RPA zu schreiben. Denn hier gibt es Aufklärungsbedarf. Zuallererst: für mich gibt es kein „BPM oder RPA“, sondern ein Zusammenspiel aus beidem. Es muss also ganz klar „BPM und RPA“ heißen, da beide Systeme Hand in Hand arbeiten.

Für mich ist BPM keine Dunkelverarbeitung sondern die Digitalisierung der Prozesse, die bei vielen Unternehmen als Prozessmodelle mit diversen Tools festgehalten sind. Konkret: Die Prozessmodelle werden in eine IT-Lösung gegossen und werden in den Unternehmen aktiv genutzt. Charakteristisch ist, dass diese digitalen Prozesse die Arbeitsabläufe im Unternehmen und natürlich auch in Behörden unterstützen. Das schafft Transparenz und Effizienz. Das Spektrum der Prozesse geht von Produktneu- oder -weiterentwicklung, Stammdatenmanagement bis hin zum Reiseantrags- und dem geliebten Urlaubsprozess.

Leider ist es mittlerweile so, dass BPM-Einführungen bei einigen Unternehmen und Behörden gescheitert sind. Das Ergebnis: diesem Thema eilt derzeit ein denkbar schlechter Ruf voraus. Was heißt das? BPM will keiner mehr angehen. Man könnte sich ja die Finger verbrennen. Das „warum“ beschreibe ich Ihnen gerne ein anderes Mal – nur so viel vorab: BPM als ein Baustein der digitalen Transformation ist enorm wichtig. Und wenn man sich von Anfang an den richtigen Partner an Bord holt, dann klappt die BPM-Einführung auch problemlos ;)

Welche Rolle spielt nun RPA?
Ich habe RPA intern mal als die Einstiegsdroge für die Digitalisierung bezeichnet und das auch in einem meiner Artikel beschrieben. Lesen Sie dazu "RPA - Die Einstiegsdroge der Digitalisierung!"
RPA erfährt gerade einen großen Hype und ist in aller Munde. Ich persönlich habe festgestellt, dass ich mit dem Stichwort RPA viel leichter das Gespräch über die Digitalisierung von Prozessen eröffnen kann. Nur sollte dabei folgendes berücksichtigt werden: RPA ist ein Baustein in der Digitalisierung und nicht die gesamte Lösung. Es ist wichtig zu erkennen, was ein Software Roboter (Bot) kann und was eben auch nicht. Ich beschreibe es gerne umgangssprachlich so, dass der Bot mir auf die Finger schaut. Beispielsweise bei eintönigen Routinearbeiten, wie dem Abgleich einer Auftragsbestätigung mit der dazugehörigen Bestellung. Wenn es keine Unterschiede gibt, kann der Prozess im BPM-System positiv weiter laufen. Wenn der Software Roboter Unstimmigkeiten bzw. Unterschiede findet, dann startet er einen anderen Prozess im BPM-System, mit den entsprechenden Informationen. Das BPM-System macht also in beiden Fällen weiter. Mehr Beispiele für den Einsatz von RPA entnehmen Sie bitte unserem Kriterienkatalog.

BPM und RPA arbeiten Hand in Hand.
BPM bildet als Herzstück die Kommandozentrale der Digitalen Prozesse: Denn BPM steuert einerseits den Menschen, der beispielsweise mit seinen Fähigkeiten als Entscheider mit Kognition und Flexibilität gefragt ist. Andererseits steuert BPM aber auch den Software Roboter, der dort eingesetzt wird, wo eben gerade diese menschlichen Fähigkeiten nicht gefordert sind.

Mein Tipp: Melden Sie sich zu unserem Webcast an, der am 6. Dezember um 10 Uhr stattfindet. Dort zeigen wir Ihnen in einer Live-Demo das Zusammenspiel der beiden Komponenten. Hier geht es zur Anmeldung

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