Automatisierte Lieferabruf-Reports

Automatisiertes Erstellen von Lieferabruf-Reports

Use Case RPA

Ein Beispiel aus der Industrie, ist das tägliche Erstellen umfangreicher Lieferabruf-Reports.

Bei den Lieferabruf-Reports handelt sich um Nachrichten, die eine grundlegende Basis zur Fertigungs- und Einkaufsplanung darstellen. Um die Fertigung, Auslieferung sowie die Verrechnung korrekt zu planen, ist es notwendig, diese Nachrichten verarbeiten zu können und die Daten hieraus an weitere Systeme zu überreichen, damit das letztendliche Ergebnis den Kundenanforderungen entspricht.

Für den Fall, dass ein Unternehmen sich um Lieferabrufe für lediglich einen Kunden kümmern muss, ist eine manuelle Verarbeitung der Daten relativ einfach. Sobald das Unternhemen jedoch an mehrere Hersteller oder deren Lieferanten ausliefern muss, wird die Situation komplizierter.

Diese wiederkehrende, häufig sehr fehleranfällige Aufgabe kann mit Hilfe von RPA automatisiert werden.

Herausforderungen der manuellen Bearbeitung

  • Tägliches Erstellen von Lieferabruf-Reports pro Kunde im Kontext eines Rahmenvertrags
  • Es werden als Frontend Excel- und Weboberflächen genutzt
  • Die Dokumentation des Fortschritts erfolgt teilweise auf Papier
  • Aufgrund von Mitarbeiterüberlastung bzw. der Nichtverfügbarkeit ist das tägliche Ausführen nicht immer möglich
  • Eine schnittstellenbasierte Systemintegration wurde aus Kostengünden seit Jahren nicht durchgeführt

Vorteile durch den Einsatz von RPA

  • Entlastung der Mitarbeiter um 60 Minuten am Tag
  • Entlastung von 250 Stunden pro Jahr pro Kunde
  • Vollautomatische und nachvollziehbare Durchführung in 6 Minuten
  • Durch täglichen Ablauf der Reportgenerierung kann eine wesentlich höhere Termintreue garantiert werden
  • Keine Fehlerquellen durch Papierausdrucke und Notizzettel
  • Nachvollziehbarkeit und Auditierung

Die Automatisierung der Lieferabruf-Reports ist nur ein Beispiel zur Automatisierung Ihrer Geschäftsprozesse. Für Sie automatisieren wir jeden beliebigen Prozess und entwickeln für Sie eine passende mobile App. Weitere Beispiele für den Einsatz von RPA erhalten Sie hier:

  • Antragsbearbeitung

    Mit RPA lassen sich bei der Antragsbearbeitung eine gesteigerte Bearbeitungsgeschwindigkeit und ein sinkender Arbeitsaufwand erreichen. Das Sammeln von Informationen aus vorliegenden Anträgen und dazugehörigen Dokumenten sowie der Abgleich dieser Daten mit den bestehenden Daten aus unternehmensinternen Datenbanken lässt sich automatisiert umsetzen.

  • Beschwerdemanagement

    Mit Hilfe von RPA können Beschwerden fehlerfrei und vollumfänglich erfasst und bearbeitet werden. Eingehende Kundenbeschwerden werden analysiert und das aktuelle Beschwerdeaufkommen ausgewertet.

  • Debitorenprozess

    Automatisierter Abgleich von Avisinformationen mit Rechnungen und deren Abgeleich im ERP-System. RPA kann bei Sonderrechnungen automatisiert feststellen, ob sie von einem autorisierten Lieferanten stammen und ob die vorliegende Bestellung mit den Daten im ERP-System übereinstimmt.

  • Formulareingaben

    Standardisierte Formulare, die im Rahmen der Sachbearbeitung ausgefüllt und verschickt werden, werden nicht mehr von Mitarbeitern ausgefüllt sondern vom digitalen Assistenten. Dabei übernimmt RPA die Erfassung des Kundenanliegens und bearbeitet sämtliche Formulare.

  • Kundenanfragen

    Kundenanfragen können mit digitalen Assistenten besonders schnell bearbeitet werden, was die Kundenzufriedenheit nachhaltig steigert. Durch die optimierte Bearbeitung und Priorisierung von Kundenanliegen lassen sich so die durchschnittlichen Bearbeitungszeiten reduzieren und Kosten einsparen.

  • Stammdatenpflege

    Prozesse rund um die Stammdatenpflege sind oft mit einem hohen administrativen Aufwand verbunden. Im Rahmen digitalisierter Prozesse können Kunden Änderungen direkt über digitale Dienste vornehmen. Dazugehörige Mitteilungen werden automatisch analysiert und bearbeitet. Abschließend werden automatisch Schreiben zur Änderung der personenbezogenen Daten verschickt.

Weitere Einsatzgebiete RPA

  • Anforderungsmanagement
  • Beschaffungsprozess
  • Customer Book
  • Posteingang (inkl. Überwachung von Postfächern)
  • Konsolidierung von Kundenstammdaten
  • Materialstammabgleich
  • Onboarding Prozess
  • Pflege von Preislisten
  • Prüfung von Analysezertifikaten von Lieferanten

Welchen Prozess dürfen wir für Sie automatisieren?

Artur Habel
Prokurist / Vertriebsleiter

OutSystems Associate Sales Zertifizierung

Franziska Surmund
Vertriebsbeauftragte

OutSystems Associate Sales Zertifizierung