KI-Automatisierung für Geschäftsprozesse

Verstreute Belege und Meldungen werden von einem KI-Agenten zu einer geordneten Entscheidungsvorlage zusammengeführt
Verstreute Belege und Meldungen werden von einem KI-Agenten zu einer geordneten Entscheidungsvorlage zusammengeführt

KI-Automatisierung:

Der richtige Einstieg in KI für Ihre Abläufe

Sie wissen, dass KI Ihrem Team Arbeit abnehmen könnte – aber nicht, wo Sie anfangen sollen? Damit sind Sie nicht allein.

Die meisten Unternehmen, mit denen wir sprechen, stehen genau hier: Der Druck, KI einzusetzen, ist da, die Erfahrung im eigenen Haus oft noch nicht.

Auf dieser Seite zeigen wir Ihnen, wo KI in Abläufen heute wirklich hilft, woran Sie geeignete Prozesse erkennen und wie ein Einstieg mit uns aussieht.

Was ist KI-Automatisierung?

KI-Automatisierung bedeutet, dass künstliche Intelligenz Arbeitsschritte in Geschäftsprozessen übernimmt, die sich nicht in feste Regeln fassen lassen: Dokumente lesen, Informationen aus mehreren Systemen zusammenführen, Situationen bewerten und Entscheidungen vorbereiten. Anders als klassische Automatisierung nach dem Muster „wenn A, dann B“ kommt sie auch mit Ausnahmen, Freitext und unvollständigen Daten zurecht.

Bei agentbase übernehmen das KI-Agenten: Software, die eine Aufgabe eigenständig in mehreren Schritten abarbeitet – innerhalb festgelegter Grenzen. Ihre Prozesse laufen weiter wie bisher. Nur die zeitraubende Vorarbeit fällt weg.

Wo in Ihren Abläufen heute Zeit verloren geht

Die meiste Zeit kostet selten die Entscheidung selbst, sondern alles davor.

HEUTE – OHNE KI-AUTOMATISIERUNG

  • Belege und Dokumente werden abgetippt
  • Meldungen landen im Sammelpostfach und werden von Hand verteilt
  • Für eine Entscheidung werden drei Systeme durchsucht
  • Wiederkehrende Fragen werden einzeln beantwortet

KÜNFTIG – MIT KI-AUTOMATISIERUNG

  • Die KI liest die Daten aus, Ihr Team prüft
  • Die KI ordnet ein und leitet an die richtige Stelle weiter
  • Die KI bündelt alles in einer Entscheidungsvorlage
  • Die KI antwortet auf Basis Ihrer eigenen Dokumente

Erkennen Sie einen dieser Abläufe wieder? Dann prüfen Sie im nächsten Schritt, ob er sich als Einstieg eignet.

Selbstcheck

Welcher Ablauf eignet sich bei Ihnen als Einstieg?

Denken Sie an einen konkreten Ablauf. Vier Fragen helfen bei der ersten Einordnung – je öfter Sie mit Ja antworten, desto besser eignet er sich.

0 von 4 mit Ja

Kreuzen Sie die Fragen an, die Sie mit Ja beantworten.

Ablauf besprechen
Selbstcheck: Eignet sich Ihr Ablauf für KI-Automatisierung?

Ihnen fällt noch kein Ablauf ein? Auch das klären wir gemeinsam im Erstgespräch.

5 Bereiche, in denen KI-Automatisierung sofort wirkt

So sieht das in der Praxis aus – mit Beispielen aus unseren Projekten und Demos.

Gescannte Dokumente mit Häkchen: automatisch ausgelesen und geprüft

Dokumentenverarbeitung

Rechnungen, Belege, Lieferscheine oder Formulare automatisch auslesen – statt Daten von Hand abzutippen.

Beispiel: Belege für die Reisekostenabrechnung auslesen

Digitaler Assistent mit Sprechblase und Mikrofon für Spracheingabe

Assistenten und Sprachsysteme

Anfragen in natürlicher Sprache beantworten oder Checklisten per Sprache abarbeiten.

Beispiel: Sprachassistent für Checklisten

Bild und Video unter der Lupe: automatische Erkennung von Abweichungen

Bild- und Videoanalyse

Schäden, Objekte oder Abweichungen auf Fotos und Videos erkennen, etwa in der Qualitätsprüfung.

Ihr Szenario besprechen

KI-Agent im Zentrum eines Kreislaufs aus Dokumenten, Einstellungen und Freigabe

Mehrstufige Abläufe mit KI-Agenten

Meldungen oder Tickets erfassen, einordnen und weiterleiten.

Beispiele: Mängel-Assistent, IT-Support

Diagramme und Auswertung mit Häkchen als Grundlage für eine Entscheidung

Vorhersagen und Entscheidungs­unterstützung

Informationen aus mehreren Systemen bündeln und eine Entscheidung vorbereiten – oder Prognosen für Nachfrage und Personalbedarf erstellen.

Beispiel: Wareneingangs-Kontrolle

Wer entscheidet – die KI oder Ihr Team?

Diese Frage entscheidet in den meisten Unternehmen darüber, ob ein KI-Projekt startet. Unsere Antwort steht im Konzept, nicht im laufenden Betrieb: Der Agent bekommt festgelegte Grenzen, alles Wesentliche wird protokolliert, und die Freigabe bleibt bei Ihnen.

  • Informationen zusammenführen und Entscheidungen vorbereiten – getroffen werden sie von Ihren Mitarbeitenden
  • Wiederkehrende Aufgaben übernehmen, ohne dass jemand nacharbeiten muss
  • Jederzeit überwachen, steuern und nachvollziehen
KI-Agent bereitet eine Entscheidungsvorlage vor, das Team prüft sie anhand einer Checkliste und gibt sie frei

So starten Sie mit uns – und das haben Sie nach jedem Schritt in der Hand

Ob ein einzelner Ablauf oder mehrere Bereiche auf einmal: Wir beginnen immer mit Ihrem Prozess, nicht mit einem Tool.

Schritt 1

Prozessanalyse

Wir sehen uns Ihre Abläufe und Systeme an – gemeinsam mit den Menschen, die sie täglich erledigen.

Ihr Ergebnis: eine Einschätzung, welche Abläufe sich eignen, mit Nutzen, Aufwand und Voraussetzungen.

Schritt 2

Prototyp

In der Regel in Wochen, nicht in Monaten: angebunden an Ihre Systeme und live vorgeführt.

Ihr Ergebnis: eine Lösung, die Sie mit eigenen Daten ausprobiert haben – und eine fundierte Entscheidungsgrundlage.

Schritt 3

Produktivbetrieb

Entwicklung nach Enterprise-Standards, Hosting in der Cloud oder bei Ihnen, Begleitung beim Go-Live.

Ihr Ergebnis: eine Lösung im Arbeitsalltag Ihres Teams – und ein Ansprechpartner, der auch danach da ist.

Was Sie von uns erwarten können

Hinter jeder Lösung stehen über 25 Jahre Erfahrung mit Geschäftsprozessen – und ein Team, das KI nur dort einsetzt, wo sie Ihren Ablauf wirklich verbessert.

Erst der Ablauf, dann die Technik

Wir sehen uns an, wie Ihr Prozess heute tatsächlich läuft, mit allen Ausnahmen.

Ein Prototyp mit Ihren Daten

Sie sehen die Lösung an Ihren Systemen, nicht auf Folien.

Eine ehrliche Einschätzung

Wo KI keinen Nutzen bringt, sagen wir das.

Keine neue Insel

Die Lösung hängt an ERP, CRM oder WMS, Ihr Team arbeitet in gewohnter Umgebung.

Begleitung nach dem Go-Live

Betrieb, Weiterentwicklung und auf Wunsch Schulung Ihres Teams.

Ansprechpartner aus Paderborn

20 Expertinnen und Experten, deutschsprachiges Projektmanagement.

Und danach? Die nächste Ausbaustufe

Wenn die ersten KI-Lösungen laufen, wächst meist der Anspruch: weitere Abläufe, mehr Agenten, gemeinsame Regeln für alle. Wie aus einzelnen Lösungen ein System wird, das ineinandergreift, beschreiben wir unter Agentic Systems Engineering.

KI in der Logistik
Von der Disposition bis zur Schichtplanung

Leitfaden KI in der Logistik
Fünf Prozesse, bei denen KI Ihr Team entlastet

Webinar: KI-Agenten sicher einsetzen
Daten, Guardrails und Compliance

Häufige Fragen zur KI-Automatisierung

Herkömmliche Automatisierung folgt festen Regeln: wenn A, dann B. Das funktioniert, solange jeder Fall vorher bekannt ist. KI-Automatisierung greift dort, wo sich Fälle nicht vollständig in Regeln fassen lassen — wenn Informationen aus Dokumenten gelesen, Situationen bewertet oder Muster erkannt werden müssen. Die KI erkennt diese Muster und bereitet eine Entscheidung vor. Getroffen wird sie weiterhin von Ihren Mitarbeitenden.
Gut geeignet sind Abläufe, die häufig vorkommen, spürbar Zeit kosten, klar abgegrenzt sind und deren Informationen digital vorliegen. In der Praxis sind das vor allem: die Verarbeitung von Dokumenten wie Rechnungen, Belegen oder Lieferscheinen; Anfragen, die heute von Hand beantwortet werden; das Bündeln von Informationen aus mehreren Systemen für eine Entscheidung; Prognosen für Nachfrage oder Personalbedarf; und die Prüfung von Fotos oder Videos, etwa in der Qualitätsprüfung. Weniger geeignet sind Prozesse, die selten vorkommen oder bei denen jeder Fall anders liegt. Welche davon bei Ihnen infrage kommen, sortieren wir gemeinsam im Erstgespräch.
Nein, das ist bei den meisten Unternehmen so. Wir bringen die KI-Erfahrung mit, analysieren Ihren Prozess und setzen die Lösung um. Ihr Team bringt das Wissen über den eigenen Ablauf ein – und genau das ist der wichtigere Teil. Auf Wunsch geben wir unser Wissen weiter, damit Sie Kompetenz im eigenen Haus aufbauen.
Nein. Unser Ziel ist, bestehende Systeme zu erweitern, nicht sie auszutauschen. KI-Agenten werden an das angebunden, was bei Ihnen bereits läuft — ERP, CRM, WMS, Datenbanken, Cloud-Dienste. So bleiben Ihre Investitionen erhalten, und die Einführung greift nicht in den laufenden Betrieb ein.
Nein, nicht in den Lösungen, die wir bauen. Der KI-Agent sammelt Informationen aus verschiedenen Systemen, bewertet sie und legt eine Handlungsempfehlung vor — entschieden wird von Ihren Mitarbeitenden. Im Wareneingang etwa schlägt der Agent vor, ob beschädigte Ware angenommen, reklamiert oder zurückgewiesen werden sollte. Ob es so kommt, bestimmt weiterhin Ihr Team.
Das entscheiden wir gemeinsam mit Ihnen, bevor das Projekt startet. Je nach Anforderung läuft die Lösung in der Cloud oder in Ihrer eigenen Infrastruktur — On-Premise ist möglich. Für KI-Agenten legen wir vorher fest, welche Daten Ihr Unternehmen überhaupt verlassen und welche nicht. Diese Entscheidung gehört ins Konzept, nicht in den laufenden Betrieb.
Jeder Agent bekommt festgelegte Grenzen: welche Systeme er lesen darf, welche Aufgaben er übernimmt und wo er eine Freigabe einholen muss. Was er tut, wird protokolliert und bleibt nachvollziehbar. Diese Grenzen legen wir gemeinsam im Konzept fest, nicht erst im Betrieb. In OutSystems-Projekten steuern und überwachen wir die Agenten zum Beispiel über die Agent Workbench – mit Echtzeit-Überwachung, Auswertungen zur Wirkung und Funktionen für Governance und Compliance.
Für Unternehmensanwendungen, die wachsen und langfristig betrieben werden, setzen wir auf OutSystems. Damit lassen sich Anwendungen deutlich schneller bauen als in klassischer Entwicklung – unser Anspruch ist bis zu 10× schneller –, und die KI-Funktionen sind bereits Teil der Plattform statt nachträglich angebaut. Für einzelne, klar abgegrenzte Vorhaben, bei denen sich eine Plattform noch nicht lohnt, setzen wir die Lösung auch direkt um. In beiden Fällen gilt: Wir wählen die Technik nach Ihrem Prozess und binden KI-Dienste von Azure, AWS oder Google Cloud an Ihre bestehenden Systeme an.
Ein funktionsfähiger Prototyp entsteht in der Regel in Wochen, nicht in Monaten — angebunden an Ihre echten Systeme, nicht als Präsentation. Danach entscheiden Sie, ob und wie es weitergeht. Der Einstieg ist ein kostenfreies Erstgespräch, in dem wir gemeinsam sortieren, welcher Prozess sich überhaupt lohnt. Falls sich kein sinnvoller Einstieg zeigt, sagen wir Ihnen das auch.

Sprechen Sie mit uns über einen konkreten Prozess

Im Erstgespräch schildern Sie uns einen Ablauf, der bei Ihnen Zeit kostet. Wir sagen Ihnen, ob und wie sich KI dafür eignet und wie ein erster Schritt aussieht. Falls sich kein sinnvoller Einstieg zeigt, sagen wir Ihnen das auch.

  • Eine erste Einschätzung zu Ihrem Prozess
  • Größenordnung für Aufwand und Zeitrahmen
  • Wo ein schneller Einstieg möglich ist – und wo nicht
  • Was die Anbindung an Ihre Systeme bedeuten würde
Artur Habel
Director Business Development & Operations

Franziska Surmund
Business Development

Möchten Sie lieber direkt sprechen?

Sie erreichen Artur Habel und Franziska Surmund unter 05251 547-2614.