Rückblick: World Café “Business Process Management” – Hürden & Chancen von BPM-Systemen

Unsere diesjährige Connect Comes to You hatte viele Neuerungen zu bieten. Nicht nur der Name wurde auf Connect² Comes to You erweitert: Diesmal hatten wir die komprimierten Neuigkeiten von zwei IBM Veranstaltungen aus San Francisco und Las Vegas für unsere Teilnehmer aufbereitet. Auch der zeitliche Rahmen wurde auf einen vollen Tag ausgedehnt, so dass diesmal ausreichend Zeit zur Verfügung stand, die IBM Innovationen wie gewohnt in Vorträgen vorzustellen und zusätzlich in Gruppen eine Reihe von Schwerpunkt-Themen zu diskutieren. Als Format haben wir dabei erstmals das sogenannte World Café genutzt, bei dem alle Teilnehmer in Gruppen eingeteilt und auf verschiedene Thementische verteilt wurden, um dann nach einer festen Zeit in den gleichen Gruppen zu rotieren und auf den gewonnen Erkenntnissen der jeweiligen Vorgruppe aufbauen.

Gemeinsam mit dem IBM Experten Stefan Karsten habe ich den Themenbereich Business Process Management (BPM) betreut. Unsere Diskussionsrunde hat mit BPM ein Thema aufgegriffen, dass wir als Agenten der agentbase schon seit vielen Jahren begleiten.
 

Gar nicht so einfach: was bedeutet eigentlich BPM?

Schon bei der Frage, was eigentlich BPM bedeutet, zeigte sich, dass die Vorstellungen unserer Teilnehmer weit auseinander gehen. Für die einen ist Prozess-Management die Darstellung und Dokumentation von Prozessen im Unternehmen. Andere gehen einen Schritt weiter und setzen auf die digital unterstützte Ausführung von Prozessen. Die Bandbreite geht dabei von der Einzellösung mit einfacher Prozessunterstützung bis hin zum Enterprise BPM, bei dem ein zentrales Erstellen, Ausführen und Verwalten der Prozesse erfolgt. Die Motivation zur Einführung kann durch regulatorische und gesetzliche Vorgaben entstehen, in der Regel jedoch liegen die Hauptgründe darin, auf einheitliche und strukturiertere Abläufe umzustellen, mehr Transparenz auf verschiedenen Ebenen zu erreichen  und Aufgaben zu automatisieren. Der Mitarbeiter hat somit letztlich mehr Luft für seine eigentlichen Aufgaben.

Welche Hürden gibt es auf dem Weg zum BPM-System?

Auch die Hürden, die scheinbar einer Einführung eines BPM-Systems im Weg stehen könnten, wurden im World Café diskutiert. Natürlich sind die Erst-Investitionen hier ein Thema, allerdings können moderne Nutzungsmodelle, wie Lizensierungen nach Prozess-Anzahl oder Cloud-Modelle, diese Hürde deutlich reduzieren. Viele Werkzeuge sind für die Benutzung durch Business-User ausgelegt und nicht mehr die hoch-komplexen Expertentools, wie man sie vielleicht noch aus der Vergangenheit kennt.

Dass BPM teuer sein muss, ist durch die heutigen maßgeschneiderten Lösungen längst widerlegt. Nicht minder stehen aber auch interner Widerstand und die Angst von Veränderungen oft einer solchen Innovation im Weg. Hier kann das frühzeitige Einbinden aller Ebenen und eine vernünftige Einführungsbegleitung entgegenwirken. Nur so kann eine breite Akzeptanz erreicht werden, die für den Erfolg von BPM unerlässlich ist.

Die Chancen eines BPM können dort liegen wo man es nicht vermutet

Gerade in größeren Unternehmungen wird frühzeitig mit dem Argument abgewunken, es wäre bereits eine BPM-Lösung, beispielsweise von SAP, im Einsatz. Beim zweiten Hinschauen zeigt sich dann aber auch, dass flexible Prozesse sehr wohl ergänzend zum „großen Flugzeugträger“ SAP funktionieren können, um sowohl

• schnell
• kostengünstig
• als auch hoch integrativ

Anforderungen umzusetzen, die sich gut in eine bestehende IT-Landschaft einbinden lassen. Es hat sich gezeigt, dass Prozess-Management ein weites Feld darstellt, das oft unerwartete Chancen und Möglichkeiten bietet, die dem einen oder anderen nicht so bewusst waren.

Insgesamt hatten wir viele tolle Gespräche und Diskussionen zum Thema Prozessmanagement, die uns erlaubt haben, mit unseren Teilnehmern gemeinsam über den Tellerrand zu blicken und auch mal die Perspektiven zu wechseln.

Möchten Sie mehr zum Thema Prozessmanagement erfahren? Sprechen Sie mich gerne an oder schicken Sie mir eine E-Mail.