#RPA: From Zero to Hero – der Weg zu meinem ersten Bot

Heute werde ich ein wenig über meine Erfahrungen mit Robotic Process Automation (RPA) berichten. Mir geht es dabei mehr um die praktische Seite und die Frage: „Wie erstelle ich einen Bot?“. Um zu erfahren was RPA eigentlich ist und warum wir es empfehlen, möchte ich auf das RPA-Video aus unserem agentbase BLOG  verweisen, dass genau diese Fragen beantwortet. Ich habe Ihnen das Video auch noch einmal unter meinem Artikel eingefügt.

Der Weg zum ersten Bot

Stellen wir uns mal folgendes fiktives, aber nicht unrealistisches, Szenario vor: Die Firma XY aus der Stadt UX nutzt zum Versenden ihres Newsletters einen externen Dienstleister. Alle Neuanmeldungen des Tages werden von diesem Dienstleister zusammengefasst in einer Excel Datei an den Kundensachbearbeiter Karl der Firma XY geschickt.

Karls erste Aufgabe jeden Morgen, nach dem ersten Kaffee, ist nun, diese Daten aus der Excel-Tabelle, in das CRM-System zu übertragen. Leider hat das CRM-System keine Excel Import Funktion, also bleibt Karl nur die unbeliebte Alternative: Abtippen der Daten. Karl hat sich also Gedanken gemacht: In einem sogenannten Assesment hat er herausgearbeitet, dass sich der Prozess des „Abtippens“ gut zum Automatisieren eignet. RPA kann hier helfen, denn das „Abtippen“ kann auch ein Bot übernehmen.

Aber wie entsteht nun so ein Bot?

Ein neuer Bot lässt sich natürlich Zeile für Zeile programmieren. Dies geschieht im Task Editor des IBM RPA Bot Creators.
Der elegantere Weg ist jedoch, die Arbeitsvorgänge einfach aufzuzeichnen und die Aufzeichnung später um Variablen, Schleifen und eine Fehlerbehandlung zu ergänzen. Es stehen drei Varianten des Recorders zur Verfügung.

• WEB Recorder: Dieser Recorder ist optimiert, die Bedienung einer WEB Oberfläche aufzuzeichnen.
• Screen Recorder: Diese Variante orientiert sich an den tatsächlichen Bildschirmpositionen der Bedienungselemente.
• Smart Recorder: Diese ist die leistungsfähigste Variante und kann für unterschiedlichste Oberflächentechnologien eingesetzt werden.

Schauen wir uns die Variante drei „Smart Recorder“ einmal genauer an. Eine erste Version des Bots kann Karl ganz einfach selber erstellen. Dazu startet er im ersten Schritt den Smart Recorder. Ab jetzt werden alle seine Aktivitäten aufgezeichnet.

Karl öffnet dann zunächst die Excel-Datei und meldet sich im CRM-System an. Die Anmeldung im CRM-System wird später als sogenannte META Bot, einem wiederverwendbarem Bot, auch anderen Bot Erstellern zur Verfügung gestellt. Karl öffnet nun im CRM-System die Maske zur Anlage neuer Interessenten. Nun überträgt Karl die Daten aus der ersten Zeile der Excel Tabelle Feldweise per Zwischenablage in die Maske im CRM. Anschließend wird gespeichert. Die Aufnahme des Smart Recorders kann Karl nun beenden. Im Task Editor sind nun eine Anzahl von RPA Kommandos zu sehen. Diese entsprechen den Tastatur und Maus Eingaben von Karl.

Im nächsten Schritt wird Karl von seiner Kollegin Eva unterstützt, denn diese kennt sich mit Schleifen und Variablen aus.
Bisher wurde nur eine Zeile der Excel-Tabelle bearbeitet. Es fehlt also noch eine Schleife, um alle gefüllten Zeilen zu bearbeiten. Hier existiert im System direkt ein Befehl, der im Task Editor ergänzt werden kann: „Loop: Each Row in an Excel Dataset“. Da die zu übertragenden Daten natürlicherweise variabel sind, müssen anschließend im Bot auch noch die passenden Variablen definiert und genutzt werden.

Das i-Tüpfelchen: E-Mail Automatisierung

Damit ist die Pflicht erledigt. Das Tüpfelchen auf dem i wird mit der E-Mail Automatisierung erreicht. Ab sofort wird die besagte Excel-Datei nicht mehr an Karls persönliches E-Mail Postfach verschickt, sondern an ein spezielles Postfach, das vom RPA-System abgefragt wird.
Der Bot speichert dann die angehängte Datei aus der täglichen E-Mail, öffnet sie und führt anschließend die beschriebenen Operationen aus. Gesteuert und überwacht wird dieser Bot mit dem RPA Control Room.

Von nun an ist Karl von dieser unbeliebten täglichen Aufgabe befreit und hat mehr Zeit sich den komplexen und anspruchsvollen Kundenanfragen zu widmen, für die er eigentlich eingestellt worden ist. Die robotergesteuerte Prozessautomatisierung bringt für Firma XY noch weitere Vorteile mit sich.
Erhöhter Durchsatz: Automatisierte Aufgaben wie in meinem Beispiel oben werden in wenigen Minuten oder sogar Sekunden erfüllt. Und das sogar rund um die Uhr, wenn es notwendig ist.
Weniger Fehler: Durch die robotergesteuerte Automatisierung vermeidet das Unternehmen XY Fehlerquellen, wie beispielsweise „Copy & Paste“-Fehler, die Karl durchaus mal beim Abtippen unterlaufen können.

Das ist nur ein Beispiel, wie Sie durch RPA Ihre Prozesse sinnvoll automatisieren können. Haben auch Sie eine Idee für die robotergesteuerte Prozessautomatisierung in Ihrem Unternehmen und fragen sich, wie Sie diese am besten umsetzen können? Sprechen Sie mich und meine Kollegen gerne an. Wir freuen uns auf Ihre Nachricht.

Das leistet die agentbase AG im Bereich RPA für Sie

Die agentbase AG ist ein Dienstleistungs- und Beratungshaus ohne eigene Softwarelösungen. Wir sind der starke Partner an Ihrer Seite, der Sie im Rahmen der robotergesteuerten Prozessautomatisierung berät und begleitet. Als IBM Silver Partner pflegen wir den engen Austausch mit der IBM und sind immer auf der Suche nach Innovationen für unsere Kunden. Das Thema RPA, also die robotergesteuerte Prozessautomatisierung, gehört definitiv zu den Neuerungen, die zum Erfolg Ihres Unternehmens beitragen.

Wir beginnen unsere Projekte in der Regel mit der Durchführung von Anforderungs- und Definitionsworkshops, um im Anschluss daran Empfehlungen zum Projektvorgehen auszusprechen. Wir setzen dabei auf einen sehr engen Dialog mit unseren Kunden. Frühzeitige Kritikalitäten werden üblicherweise im Rahmen von Proof of Concepts (PoC) gemeinsam mit dem Kunden abgeklärt. Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann nehmen Sie mit uns Kontakt auf!