Das Märchen von der einfachen Reisekostenabrechnung

Es war einmal… Unser Unternehmen benötigte ein „cooles Thema“ für eine Praktikantin. Wie ich so bin, plauderte ich vor mich hin, dass ich gerne eine App mit zwei Buttons hätte, „Reise-Beginn“ und „Reise-Ende“. Klar – mit Datum und Uhrzeit und so. Davon träumte ich schon lange, bei all dem Kampf mit Excel und Papier. Ich hatte das Thema schon vor (oops) 17 Jahren bei einem Kunden, damals noch auf der Plattform Lotus Notes/Domino und einer Workflow Engine. Aber das ist ein ganz anderes Thema… Happy End: Ich bekam eine schicke mobile Anwendung, inkl. der kompletten Digitalisierung der Reisekostenabrechnung.

Als Vertriebsleiter zeige ich das Ergebnis – also unsere Reisekosten-App – natürlich stolz meinen Kunden – frei nach dem Motto: wir haben da was Neues, was ich Ihnen gerne mal zeigen würde… – und freue mich, wenn von ihnen ein „gefällt uns gut, schicke App“ kommt. Ich weiß nicht, in wie vielen Präsentationen ich den alten Witz bringe: „Fragen sie in einer Runde mit 5 Mitarbeitern, wie der Prozess läuft, haben sie mindestens 7 Meinungen.“

Bei der Reisekostenabrechnung kommen auch solche Phänomene auf – aber es geschieht noch mehr: man gerät schnell in eine scheinbar unendliche Sammlung an Ausnahmefällen. Warum ist das so? Die Lösung liegt eigentlich auf der Hand und ist ganz einfach: der ReiseANTRAG fehlt!!!

Stellen Sie sich mal folgende Situation vor: ein Management beschließt ein Meeting in Paris zum Thema weltweites Qualitätsmanagement durchzuführen und lädt dazu die QM–Manager ein. Dann noch ein paar Werksleiter und andere Entscheidungsträger. Die Teamassistentin des deutschen Werkes spricht sich mit den Kolleginnen in Paris ab und bucht für ihre Kollegen Flüge, Hotels usw. Das muss einer ihrer Kollegen, nehmen wir mal den QM–Manager Deutschland, von seinem englischen Chef genehmigen lassen. Der hat allerdings nichts Besseres zu tun, als mit dem Reply zu kommen „das geht billiger“. Um das zu unterlegen sucht der Chef höchstpersönlich einen günstigeren Flug für seinen Mitarbeiter heraus. Soweit so gut. Aber was lässt er dabei außer Acht? Er verursacht gravierende Planungsänderungen, denn sein Mitarbeiter kann jetzt nicht mehr mit seinen Kollegen gemeinsam zum Flughafen fahren. Und das ist leider oft erst der Anfang.

Daher plädiere ich für die Digitalisierung solcher Abstimmungsprozesse. Meiner Meinung nach muss sauber definiert sein (und nicht in Köpfen, verstaubten Organisationshandbüchern und vergilbten Aushängen) welche Regeln für eine Reise einzuhalten sind. Hier ein paar konkrete Beispiele: Economy oder Business-Class? Hotel unter 100 Euro oder mehr? Taxi oder öffentliche Verkehrsmittel? Was gilt in Europa oder Interkontinental? …usw.

Erst dann wird transparent, wer warum welche Ausnahmeregelung hat. Dazu gehört unter anderem auch, wer wann wieso welche Genehmigung oder Absage erteilt hat. Und es wird nicht erst bei der Reisekostenabrechnung nachgefragt. Dann ist es nämlich zu spät.

Und die Moral von der Geschicht:
Reisekosten ohne Antrag? Das geht nicht! 😉

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