Kleine Helfer zur Digitalisierung der administrativen Abläufe

In vielen meiner Kundengespräche stoße ich immer wieder auf die gleiche Situation: Unternehmen stecken viel Zeit und Mühe (und natürlich auch Geld) in die Optimierung ihrer wertschöpfenden Tätigkeiten. Die administrativen Abläufe bleiben dabei allerdings häufig auf der Strecke und werden zwar vielleicht noch dokumentiert, aber nur selten gelebt. Typische Vertreter sind z.B. die kleinen Bestellungen von Betriebsmaterialien (Blöcke, Stifte) über Visitenkarten bis hin zum Einkauf von kleineren Dienstleistungen, wie z.B. Schulungen.

Aus meiner Sicht ist das Kernproblem der administrativen Abläufe, dass sie auf den ersten Blick keine vergleichbare Kritikalität entwickeln können wie bspw. Abläufe, mit denen im Unternehmen Geld verdient wird. Daher macht sich oft niemand Gedanken, welchen Aufwand und welche Kosten diese vermeintlich „kleinen Prozesse“ verursachen. Hinzu kommt, dass der Aufwand für diese kleinen Prozesse häufig über mehrere Abteilungen verteilt ist, was aber in diesem Zusammenhang nicht ins Gewicht fällt.

Nehmen wir mal folgendes Beispiel: ein Vertriebsmitarbeiter benötigt neue Visitenkarten. Vom Anforderer – also in diesem Fall dem Vertriebsmitarbeiter – geht die Bestellung über den Entscheider zum Einkauf und ggf. aufgrund von Rückfragen sogar nochmal wieder zurück. Spätestens an dieser Stelle wird deutlich, dass die Effizienz der administrativen Prozesse im Tagesgeschäft kaum zu bewerten ist. Trotzdem oder gerade deswegen sollte sie meiner Meinung nach immer hinterfragt werden. Denn genau wie in der Produktion gibt es auch in administrativen Bereichen eine Vielzahl von Möglichkeiten, die Produktivität zu steigern. Doch wo liegt das eigentliche Problem? Ein Formularwesen ist entweder nicht vorhanden oder unübersichtlich und erschöpft sich im Mailverkehr. Viele Verwaltungsprozesse existieren in Papierform, mit der Folge, dass sie ineffizient, unflexibel und zeitaufwändig sind. Und: die administrativen Aufgaben laufen (mangels fehlender Steuerung) nicht nach einem einheitlichen Schema ab.

Es fehlt also an einer Lösung zur Umsetzung der zahlreichen Verwaltungsabläufe, die noch nicht effizient laufen, jedoch viele gemeinsame Elemente haben: Mailbenachrichtigungen, Starten und Verfolgen von Teilaufträgen, Verwalten von zugehörigen E-Mails & Dokumenten, Wiedervorlage, Delegieren, Reservieren, Notizen zur Aufgabe, etc.

Viele Unternehmen mit denen ich spreche entscheiden sich in diesem Zusammenhang für eine Lösung, die es ihnen ermöglicht, Abläufe und die zugehörigen Formulare schnell und ohne Programmierkenntnisse zu erstellen. – Ja, so etwas gibt es und es funktioniert! – Ein Beispiel mit dem wir in der Vergangenheit positive Erfahrungen gemacht haben ist das System Simplex Click And Flow. Denn mit so einer Lösung können auch die Fachbereiche ohne Programmierkenntnisse eingebunden werden, was wiederum die IT entlastet. Die Formulare sind meist schnell erstellt – natürlich immer abhängig von Umfang und Aufbau des abzubildenden Prozesses. Wer mehr dazu erfahren möchte, kann mich gerne direkt ansprechen oder mir eine kurze Nachricht schicken.