#DigitaleTransformation: vom Papierformular zur digitalen Anwendung

Ein zurzeit gängiges Trendwort ist die “Digitale Transformation”. Viele Unternehmen haben allerdings bereits erkannt, dass dieser Trend mehr als nur eine Modeerscheinung ist.

Aus meiner Sicht ist die digitale Transformation ein unabdingbares Vorgehensmodell, um die positive wirtschaftliche Zukunft des eigenen Unternehmens abzusichern. Ein Unternehmen bei dem heute die Kernprozesse nicht digitalisiert sind, wird vermutlich zukünftig in Europa nicht mehr existieren. Es gibt jedoch in fast allen Unternehmen immer noch viele Prozesse die nicht, bzw. nicht effizient, digitalisiert sind. Dieses Verbesserungspotential wird zwar theoretisch erkannt, aber in der Praxis nicht umgesetzt. Hierfür gibt es verschiedene Gründe, wie beispielsweise ein nicht ausreichend funktionales und effizientes Tooling.

Schauen wir uns doch mal reale IT-Landschaften an und betrachten verschiedene Ansätze.

1. Papierformulare in Tabellenkalkulations-Programmen
In Unternehmen finden wir häufig die Nachbildung von Papierformularen in einer der gängigen Tabellenkalkulationen. Da diese Programme weit verbreitet sind, kommt es häufig vor, dass Fachanwender mit Prozessdetailkenntnissen elektronische Formulare selber erstellen. Warum? Es ist der pragmatische Ansatz: die Anwenderkenntnisse sind vorhanden und eine vermeintlich umständliche Diskussion mit der zentralen IT-Abteilung kann so vermieden werden. Dies bedeutet aber auch, dass eine tiefere Datenintegration in andere (zentrale) Systeme nicht erfolgt. Eine Weiterverarbeitung der gesammelten Daten ist so nicht möglich. Das Problem ist somit, dass in diesem Fall kurzfristige Insellösungen geschaffen werden, die nicht immer an den Unternehmenszielen nachhaltig orientiert sind.

2. Nachbilden der Papierformulare durch PDF-Formulare
Auch hier lassen sich schnell Anfangserfolge erzielen. Hier gelten aber die gleichen Argumente, die ich schon vorher aufgeführt habe. Im schlimmsten Fall werden dann die PDF-Daten sogar noch einmal abgetippt.

3. Individuell programmierte Webformulare
Natürlich existieren auch Ansätze die klassisches IT Know-how voraussetzen. Die Möglichkeit individuell programmierte Webformulare einzusetzen kann im Einzelfall bei sehr individuellen Anforderungen sinnvoll sein. Hier sind ist die Hürde der hohe Aufwand, sowohl bei der initialen Erstellung als auch bei der weiteren Pflege.

4. Digitales Formularmanagement
Ein anderer Weg ist die Nutzung eines digitalen Formularmanagements. Hier bietet sich beispielsweise der IBM  Forms Experience Builder (FEB) an.

Der IBM FEB bietet Ihnen auf einfache Weise die Möglichkeit bisher vernachlässigte Prozesse digital zu unterstützen.

Als funktionale Elemente möchte ich diese 3 hervorheben:

• einfaches Erstellen von Webformularen mit einer ansprechenden, benutzerfreundlichen Oberfläche, auch für mobile Endgeräte

• Datenanbindung an externe Systeme durch flexible Servicearchitektur

• Integriertes Formular- und Berechtigungsmanagement

Der IBM FEB ermöglicht, das Prozesswissen der Fachanwender direkt nutzbar zu machen, da Formulare einfach durch Drag und Drop erstellt werden können.
Der große Vorteil: die zentrale Unternehmens-IT kann sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren und die zentralen Datenservices zur Verfügung stellen.
Im FEB können vielfältige Einsatzszenarien umgesetzt werden: Kunden Feedback, Umfragen, Beschaffungsanträge und vieles mehr. Damit ist er für alle Branchen geeignet (Verwaltung, Industrie, etc.)

Weiterhin dürfen im Rahmen der digitalen Transformation natürlich Workflow und BPM Systeme nicht außen vor gelassen werden. Diese sind in der Regel sehr leistungsfähig, es ist aber in jedem Fall IT-Spezialwissen notwendig. D.h. das Einbinden der Fachanwender ist nur über ein klassisches Anforderungsmanagement (e.g. IBM Blueworks Live) und anschließender Umsetzung in der IT-Abteilung möglich.

Meine Empfehlung für weitergehende Informationen:

Was ist IBM Forms Experience Builder und wie wird das Produkt eingesetzt?

Dem technik-affinen Leser möchte ich aber auch das FEB WIKI bei IBM ans Herz legen.
Hier findet sich eine Fülle an anregenden Tipps.

Haben wir Ihr Interesse geweckt?  Dann sprechen Sie mich an und wir vereinbaren eine Demo.