Materialstamm: Der Weg von der komplexen Excel-Datei zum digitalen Geschäftsprozess

Wenn ich über das Thema Materialstamm lese, begegne ich immer wieder der gleichen Kernaussage: In produzierenden Unternehmen spielen die Materialstammdaten in sämtlichen Kernprozessen eine wesentliche Rolle. Gerade das macht das Thema für uns so spannend.

Was passiert, wenn der Materialstamm nicht ordentlich gepflegt wird?
Sind Zuständigkeiten nicht klar definiert oder erfolgt das Anlegen und Pflegen der Stammdaten dezentral, kommt es naturgemäß zu Dubletten oder Fehlern in den Daten. Die Folgen sind in erster Linie Störungen sämtlicher Unternehmensabläufe. Das Ergebnis sind höhere Kosten im Einkauf, in der Lagerhaltung, der Produktion und im Vertrieb. Allein aus diesen Gründen ist es wichtig, den Materialstamm zentral zu verwalten. Viele Unternehmen machen das mit einem ERP-System wie beispielsweise SAP. Das funktioniert. Der Nachteil: Eine wirklich komfortable Lösung zur zentralen und prozessorientierten Datenanlage und -pflege sieht das ERP-System nicht vor.

Es gibt ein Leben neben SAP
Ich habe vor einiger Zeit schon einmal einen Blog mit dem Titel „Es gibt ein Leben neben SAP“ geschrieben. Warum ich diesen Artikel in diesem Zusammenhang noch einmal erwähne? Nun ja, ich denke dabei an einen unserer Kunden, der sich mit dem Thema Materialstamm intensiv beschäftigt.  Denn für ihn war genau dieser Artikel Teil der Motivation,  sich neben SAP für ein zusätzliches, flexibles Workflow-Management-System zu entscheiden.

Warum hat sich der Kunde entschieden, den Materialstamm als Workflow abzubilden?

• Das Unternehmen wollte sich so gut wie möglich am Standard des SAPs halten, um Modifikationen zu vermeiden
• Es sollte eine komplexe Excel-Datei abgelöst werden, die Regeln für das Weiterleiten per Mail in sich trägt
• Last but not least: Der Betreuer der Excel-Datei steht nicht mehr zur Verfügung. Teile der Excel-Datei sind nicht mehr nachvollziehbar und darüber hinaus fehlerbehaftet

Es liegt nahe, mit der Entscheidung für ein Workflow-Management-System gleich die gesamte Excel-Datei abzulösen. Stand heute wurde der Prozess komplett abgelöst, aber die dazugehörige Bedieneroberfläche noch nicht. Das wäre für den ersten Schritt zu komplex geworden. Ich sage ihnen gerne was dahinter steckt: Knapp einhundertfünfzig Felder des Materialstamms. Das Ganze mal zwei, denn die Felder müssten auf Deutsch und Englisch gepflegt werden. Plus Logistik und Abhängigkeiten der Felder. Sprich: Weit mehr als dreihundert Felder. Somit war schnell klar, dass es sinnvoll war, die Excel-Datei vorerst zu behalten. Allein wegen der Auswahllisten.

Die Stärken der Workflow-Komponente
Wir haben uns bei der Prozessdefinition auf das Weiterleiten, Zurückreichen, die Prüfprozedur, die aktive Benachrichtigung und vor allem auf das Steuern konzentriert. Steuern heißt in diesem Fall, dass ein Vorgang nicht einfach so weiter geleitet wird. Vielmehr ist auf Kriterien wie „Materialtyp“, „gesetzliche Kontrollen im Außenhandel“ sowie „Zollbestimmungen“ zu achten, um den Vorgang dem richtigen Bearbeiter zu übergeben. Der sukzessive Ausbau des Workflow-Systems wird nach und nach die Excel-Datei ablösen.  Als weitere Ausbaustufe kann beispielsweise eine automatische Materialanlage im SAP angedacht werden.

Was hat der Kunde bislang erreicht?

• hochwertige Datenqualität, beispielsweise durch das Vermeiden von Dubletten
• klare Zuständigkeiten
• erhöhte Transparenz über den Prozess und alle Prozessbeteiligten über alle Standorte hinweg

Warum hat sich dieser Kunde für eine Zusammenarbeit mit der agentbase entschieden?
„Wir reden mit der agentbase auf Augenhöhe“ hat der CIO mal in einem Gespräch gesagt.

Möchten Sie mehr über den Prozess Materialstamm erfahren? Oder gibt es in Ihrem Unternehmen einen anderen Prozess, den Sie mit unserer Hilfe digitalisieren möchten? Dann sprechen Sie mich gerne an!