Die OQEMA Germany, ehemals Overlack, gehört zu den fünf größten Chemiedistributoren in Deutschland und zu den Top Ten in Europa. An mehr als 40 Standorten in 18 Ländern sind über 1.000 Mitarbeiter für die OQEMA tätig. Zu den Kunden der OQEMA gehören europaweit rund 27.000 Unternehmen aus den unterschiedlichsten Bereichen von Life Science über Technical Applications zu Environmental. Die OQEMA Gruppe bietet ein dynamisches und stetig wachsendes Produktportfolio von über 13.000 Produkten an.

Die Ausgangssituation
Warum hat sich OQEMA entschieden, den Workflow „Materialstamm“ zu automatisieren?

Die Grundlage des Materialstamms war in der Vergangenheit eine komplexe EXCEL-Datei, die Regeln für das Weiterleiten per Mail in sich trug. Das EXCEL-Berechnungsblatt wurde in einer Ordnerstruktur verwaltet. Das heißt: je nach Bearbeitungsstatus wurde die Datei von einem Gruppenlaufwerk zu einem anderen Gruppenlaufwerk verschoben. Die größte Herausforderung lag jedoch darin, dass der Betreuer der Excel-Datei nicht mehr zur Verfügung stand. Das führte wiederum dazu, dass Teile der Excel-Datei nicht mehr nachvollziehbar und darüber hinaus fehlerbehaftet waren. Es musste also eine alternative Lösung gefunden werden.

Die Zielsetzung
Was wollte OQEMA durch den Einsatz einer Workflow-Lösung erreichen?

OQEMA interessierte sich zuerst allgemein für das Thema Workflow. Die ursprüngliche Idee war, den Urlaubsantrag im Unternehmen mit Hilfe eines Workflows zu automatisieren. Doch im Gespräch mit dem IT-Dienstleister agentbase stellte sich heraus, dass die Materialstammdatenfreigabe sowie Kreditoren- und Debitorenstammdatenfreigabe auch ein Workflow ist, der in der Umsetzung weit höher priorisiert wurde. Ziel der Automatisierung des Materialstamms war es, die alte Ordnerstruktur zur Materialanlage durch einen Workflow zu ersetzen.

Der Workflow
Was steckt hinter dem Workflow Materialstamm?

Der Workflow „Materialstamm“ besteht aus diversen Schritten von der Bedarfsermittlung, bzw. Antragstellung, über die Genehmigung und Prüfung bis hin zur Anlage der Fertigungsstückliste in SAP inklusive E-Mail-Benachrichtigungen. Die agentbase AG hat sich bei der Prozessdefinition auf das Weiterleiten, Zurückreichen, die Prüfprozedur, die aktive Benachrichtigung und vor allem auf das Steuern des Prozesses konzentriert. Steuern heißt in diesem Fall, dass ein Vorgang nicht einfach nur so weiter geleitet wird. Der Prozess berücksichtigt Kriterien wie beispielsweise „Materialtyp“, „gesetzliche Kontrollen im Außenhandel“ oder „Zollbestimmungen“, um den Vorgang dem richtigen Bearbeiter zu übergeben.

Im ersten Schritt wurde die alte ordnerbasierte Vorgehensweise durch den Prozess komplett abgelöst, die dazugehörige Bedieneroberfläche wurde vorerst beibehalten. Die Begründung ist naheliegend: Dieser Schritt wäre für den Einstieg zur Automatisierung zu komplex geworden. Denn hinter dem Materialstamm stecken knapp einhundertfünfzig Felder. Da die Felder teilweise in mehreren Sprachen gepflegt werden müssen, erhöht sich die Anzahl noch einmal erheblich. Hinzu kommen Logistik und Abhängigkeiten der Felder. Das führt zu weit mehr als dreihundert Feldern in dem einen Formular. Somit war schnell klar, dass es sinnvoll ist, die Excel-Datei vorerst zu behalten. Nicht zuletzt wegen der komplexen Auswahllisten.

Die Erfolge
Was hat die OQEMA im ersten Projektabschnitt erreicht?

verbesserte Datenqualität: beispielsweise durch das Vermeiden von Dubletten
klar definierte Zuständigkeiten: der Vorgang wird automatisch dem richtigen Bearbeiter übergeben
erhöhte Transparenz im Prozessverlauf: alle Prozessbeteiligten können schnell und einfach prüfen, in welchem Bearbeitungsstatus sich Ihre Materialanlage befindet
Standortunabhängigkeit: die Mehrsprachigkeit der Lösung unterstützt den europaweiten Einsatz optimal.

Der Ausblick
Was sind die nächsten Schritte?

Der sukzessive Ausbau des Workflow-Systems wird nach und nach die Excel-Datei ablösen. Als weitere Ausbaustufe kann beispielsweise eine automatisierte Materialanlage im SAP realisiert werden.

Die Umsetzung
Warum hat sich OQEMA für eine Zusammenarbeit mit der agentbase entschieden?

„Wir haben für die Umsetzung unserer komplexen Anforderung an den Materialanlage-Workflow einen Partner mit ausgeprägter Expertise für unsere Domino/Notes Umgebung gesucht. Mit der agentbase haben wir einen solchen Partner gefunden. Die gemeinsam und in Kommunikation auf Augenhöhe erarbeitete Lösung kann die notwendige Komplexität des Workflows abbilden ohne dabei selbst zu komplex zu werden. Notwendige Erweiterungen werden von den Mitarbeitern der agentbase zeitnah und kompetent umgesetzt.
Thomas Janssen, Group Director IT, OQEMA AG.

Die Lösung
agentbase punktet mit einer einfachen Workflow-Lösung

Gemeinsam mit dem IT-Dienstleister agentbase automatisierte die OQEMA ihre Prozesse auf Basis der Lösung Simplex Click and Flow. Der entscheidende Vorteil dieser Workflow-Lösung: Simplex Click and Flow erlaubt es, Abläufe und die zugehörigen Formulare ohne tiefgreifende Programmierkenntnisse innerhalb kürzester Zeit zu erstellen. Das heißt, Erfolge sind schnell sichtbar.

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