Der Weg vom Antragszettel und der Excel-Datei hin zur digitalen Bestellanforderung

Ich beschäftige mich seit über 23 Jahren mit dem Verkaufen von Prozessmanagementlösungen. Wenn ich anfange aus dem Nähkästchen zu plaudern, könnte ich vermutlich locker ein Buch füllen. Keine Angst, das ist mit diesem Blog nicht meine Intention – aber zumindest möchte ich heute einen kleinen Teil meiner Erfahrung mit Ihnen teilen: Wenn IT-gestützte Prozesse auf Papier treffen, leidet die Produktivität und Durchgängigkeit aufgrund des zugrundeliegenden Medienbruchs. Das dürfte den Meisten von uns irgendwie bekannt vorkommen.

Speziell im Beschaffungsprozess ist neben den Kreditorenrechnungen auch der Umgang mit Bestellanforderungen ( kurz auch BANF genannt) oft ein Hemmnis effizienter Abläufe. Meine Erfahrung zeigt, dass Einkaufsorganisationen in Firmen häufig schon gut organisierte BANF-Workflows einsetzen, um daraus Einkaufsbestellungen zu generieren. Doch leider nutzen anfordernde Mitarbeiter oft trotzdem doch noch Antragszettel. Was passiert? Es kommt zu den bekannten Medienbrüchen.

Genehmigungen in Papierform sind leider nach wie vor keine Seltenheit

Woher kommt das? Bestellanforderungen sind in der Regel an Genehmigungsverfahren geknüpft, um die  Einhaltung der kaufmännischen und fachlichen Rahmenbedingungen sicher zu stellen. Je nach Unternehmensorganisation und -größe unterscheiden sich die Rahmenbedingungen. Von einfach bis stark unterschiedlich und entsprechend komplex wird es für alle Beteiligten.

Vorsicht – Nähkästchen auf: Bei der näheren Betrachtung habe ich oft festgestellt, dass die von den Kunden eingesetzten ERP-Systeme, z.B. SAP, einen flexiblen und dabei effizienten Genehmigungsprozess oftmals nicht oder nur unzureichend unterstützen.