Anwendungsbeispiel BPM:
Der digitale Bedarfsanforderungsprozess (BANF)

In vielen Unternehmen sind es vor allem die kleineren Prozesse, wie der Bedarfanforderungsprozess (kurz BANF), die noch nicht digital abgebildet sind. Dadurch kommt es zu langen Bearbeitungs- und Liegezeiten. Ziel der Digitalisierung dieses Prozesses ist, den papierbasierten Bedarfsanforderungsprozess zu verkürzen und zu verhindern, dass Bedarfsanmeldungen verloren gehen.

 

Worin liegt das Problem papierbasierter Prozesse?

Eine Einsicht in die aktuellen Bedarfsanforderungen des Unternehmens über alle Anforderungen ist oft überhaupt nicht möglich und die Statusermittlung der einzelnen Bedarfsanforderungen ist nur aufwändig, z.B. über Telefon und E-Mail, möglich. Die Regeln des Unternehmens für die Freigabe der Bedarfsanforderung müssen den einzelnen Anforderern und Freigebenden bekannt sein. Hierdurch sind Fehler und zusätzliche Wartezeiten möglich.


Ein papierbasierter Bedarfsanforderungsprozess wird häufig über ein unternehmensspezifisches BANF-Formular durchgeführt. Das BANF-Formular wird durch den Anforderer ausgefüllt und als Papier-Version dem nächsten Bearbeiter zur Freigabe  zugestellt.


Je nach Bedarfsanforderungshöhe und Verwendungszweck erfolgt eine weitere komplexe Freigabeprozedur, ggf. auch über örtliche Grenzen hinweg. Rückfragen erfolgen per E-Mail oder Telefon. Der Freigeber unterschreibt das Bedarfsanforderungsformular händisch und mit Datum bevor es an den Einkauf zur Bestellung weitergeleitet wird.

 

Wie sieht die Lösung "digitaler Bedarfsanforderungsprozess" aus?

Die Bedarfsanforderung wird in Form eines elektronischen Formulars allen Beteiligten im Portal zur Verfügung gestellt. Die Abbildung der Unterschriftenregelung erfolgt über das Regelmanagement des Systems. Die elektronische Bearbeitung der einzelnen Freigabeschritte erfolgt durch den BANF-Workflow, der durch die hinterlegten Regeln gesteuert wird. Der Status der Bedarfsanforderung ist in Echtzeit einsehbar und die Übersicht über alle Bedarfsanforderungen mit Gesamtbudget wird im Portal dargestellt.

 

Welchen Mehrwert liefert die digitale BANF?

Der Mehrwert für Unternehmen liegt zum einen in der durch den Workflow beschleunigten Durchlaufzeit der BANF. Durch Vertreterregelungen werden Liegezeiten deutlich verkürzt, Änderungen an den Regeln sind durch den Fachbereich möglich.


Durch Kollaborationsfunktionen im Portal ist eine Echtzeitkommunikation unter allen Beteiligten gegeben. Eine elektronische Übergabe an das Bestellsystem ist möglich, was die Vermeidung von Fehlern in der Doppelerfassung der BANF mit sich bringt.

 

Wie sehen mögliche Einsatzbereiche für den digitalen Bedarfsanforderungsprozess aus?

  • Lösung für unterschiedlichste Bedarfsanforderungstypen
  • branchen- und unternehmensunabhängig
  • Integration in vorhandene Betriebssysteme möglich

 

Was kann die agentbase AG in diesem Umfeld für Sie tun?

Neben der fachlichen und technischen Beratung begleiten wir Sie gerne bei der Analyse, Konzeption, Umsetzung und Implementierung der Lösung. Darüber hinaus übernehmen wir auch die Wartung und den Support im kompletten BPM-Lifecycle. Sprechen Sie uns dazu einfach an!

 

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