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Use Case: KI-gestütztes IT-Support-Management

Schnellerer Support, zufriedenere Mitarbeiter, entlastete Teams

Ausgangssituation

Ein typisches Szenario im Unternehmensalltag: Ein Mitarbeiter benötigt dringend IT-Support für einen wichtigen Workshop, die Hotline ist überlastet, und klassische Support-Prozesse benötigen durchschnittlich 60 Minuten bis zur Lösung. In dieser Zeit entsteht Frustration beim Mitarbeiter, Produktivitätsverlust im Team und unnötige Belastung für das Support-Team.

Die Herausforderung

Traditioneller Support-Workflow:

  • First-Level-Support arbeitet Tickets nach FIFO-Prinzip ab
  • Manuelle Analyse, Priorisierung und Kategorisierung jeder Anfrage
  • Zeitaufwändige Recherche in der Knowledge Base
  • Verzögerte Weiterleitung an spezialisierte Teams
  • Hohe Wartezeiten bei Hochauslastung
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Resultat: Lange Bearbeitungszeiten, inkonsistente Qualität und ineffiziente Ressourcennutzung.

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Die Lösung: AI Agents mit menschlicher Qualitätskontrolle

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AI Agent übernimmt:

  • Automatische Analyse eingehender Support-Anfragen
  • Intelligente Priorisierung basierend auf Kritikalität
  • Durchsuchen der Knowledge Base via Vektordatenbank (RAG)
  • Vorschlag passender Lösungen aus früheren Fällen
  • Automatische Zuweisung zur richtigen Lösungsgruppe
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Mensch behält Kontrolle:

  • Prüfung und Validierung der AI-Vorschläge
  • Entfernung personenbezogener Daten bei Bedarf
  • Interaktive Nachfragen über integriertes Chatbot-Interface
  • Finale Freigabe und Qualitätssicherung
  • Anreicherung der Knowledge Base mit validierten Lösungen

Technische Umsetzung mit OutSystems Agent Workbench

Kernkomponenten:

  • Retrieval Augmented Generation (RAG):

    Vektorbasierte Suche in unternehmensinterner Knowledge Base

  • Memory-Funktion:

    Kontextbezogene Konversationen mit Session-Management

  • Flexible AI-Modell-Integration:

    OpenAI, Amazon Bedrock, Azure oder eigene On-Premise-LLMs

  • Datenschutz by Design:

    Vektordatenbank speichert nur Identifikatoren, keine sensiblen Inhalte

  • Agent Workbench:

    Visuelle Entwicklung, losgelöste AI Agents für Wiederverwendbarkeit

Ergebnisse & Benefits – Qualitative Vorteile

Für Mitarbeiter:

  • Sofortige erste Rückmeldung statt langer Wartezeiten
  • Schnellere Problemlösung durch automatisierte Voranalyse
  • Reduzierte Frustration und Ausfallzeiten

 

Für Support-Teams:

  • Fokus auf komplexe Fälle statt Routineaufgaben
  • Automatische Priorisierung kritischer Anfragen
  • Weniger Kontextwechsel durch bessere Vorsortierung
  • Konsistente Lösungsqualität durch standardisierte Prozesse

 

Für das Unternehmen:

  • Höhere Produktivität durch minimale Ausfallzeiten
  • Skalierbarkeit ohne proportionale Personalaufstockung
  • Kontinuierliche Verbesserung durch lernende Knowledge Base
  • Vollständige Kontrolle und Compliance-Sicherheit

 

Technologie-Stack

  • Entwicklungsplattform: OutSystems mit Agent Workbench
  • AI-Integration: Flexible Anbindung verschiedener LLMs
  • Datenbank: Relationale DB + Vektordatenbank für RAG
  • Sicherheit: Enterprise-Grade mit vollständiger Audit-Trail
  • Analytics: Integriertes Monitoring für Token-Verbrauch, Fehlerquoten und Performance

Skalierbarkeit & Erweiterbarkeit

Der entwickelte AI Agent ist:

  • Wiederverwendbar in anderen Applikationen
  • Erweiterbar für zusätzliche Use Cases (HR, Einkauf, etc.)
  • Anpassbar ohne Code-Änderungen über System-Messages
  • Integrierbar in bestehende Enterprise-Systeme via APIs

 

Fazit

Dieser Use Case zeigt exemplarisch, wie AI Agents menschliche Arbeit nicht ersetzen, sondern intelligent ergänzen. Die Kombination aus automatisierter Vorarbeit und menschlicher Qualitätskontrolle schafft den optimalen Workflow: schnell, präzise und verantwortungsvoll.

Sind Sie bereit, Ihre Support-Prozesse zu revolutionieren?

Erfahren Sie in einem persönlichen Gespräch, wie Sie mit AI Agents Ihre Bearbeitungszeiten halbieren und Ihr Support-Team entlasten können.

Artur Habel
Director Business Development & Operations

Franziska Surmund
Business Development

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