Echtes Prozessmanagement statt E-Mails verschicken

Ein geflügeltes Wort in der IT Branche ist: Nenne die Vor- und Nachteile von Excel. Der Hauptvorteil ist: Excel kann alles; der Hauptnachteil ist der gleiche: Excel kann alles. Nun, das gleiche kann man auch über E-Mail sagen. E-Mail ist das Excel des Prozessmanagements.
Aber genug gescherzt. Das E-Mails aus dem heutigen Unternehmensalltag nicht wegzudenken sind, kann man glaube ich so stehen lassen. Aber muss ich denn unbedingt alles damit machen?

Die Vor- und Nachteile der E-Mail im Vergleich zu Prozessmanagement sind so offensichtlich, dass ich da heute gar nicht detailliert drauf eingehen möchte. Sie sind schon häufig diskutiert worden. Im Hinblick auf das Thema des heutigen Blogs ist mindestens ein Nachteil die mangelnde Nachverfolgbarkeit (Transparenz).

Dies führt mehr oder weniger zwangsläufig zu suboptimalen Durchlaufzeiten und damit auch nicht selten zu finanziellen Nachteilen. Typisches Beispiel hier ist das verpassen einer Zahlungsfrist durch einen nicht optimal unterstützten Rechnungseingangs-Workflow. 2% Skonto sind auch Geld.
Betrachten wir nun einmal die beiden Prozesstypen „Genehmigungs- und Bewertungsprozess“ etwas genauer. Wir werden dabei feststellen, dass beide ähnliche funktionale Bereiche eines BPM-Systems benötigen. Eine gelungene Umsetzung dieser Bereiche wird entscheidend für den Erfolg der Prozessapplikation sein.

• Flexible Zuordnung von Personen oder Arbeitsgruppen für den nächsten Workflowschritt

Hier ist eine Anbindung an ein Organisationsverzeichnis essentiell. Typischerweise wird hier die Anbindung an ein AD oder LDAP Verzeichnis genutzt.
Die Arbeitsgruppen sind dann entweder Gruppen aus dem Organisationsverzeichnis oder Gruppen, die im BPM-System statisch definiert sind oder auch dynamisch berechnet werden.
Es können ein- oder mehrstufige Genehmigungsszenarien umgesetzt werden. Durch ein 4-Augen-Prinzip kann sichergestellt werden, dass eine Genehmigung oder eine Bewertung in einer Gruppe von mindestens zwei verschiedenen Personen durchgeführt wird.

• Workflowstrukturierung: Parallele oder sequentielle Abarbeitung

Die parallele Abarbeitung ermöglicht bessere Durchlaufzeiten. Hier sind viele Varianten denkbar. Bei einer Genehmigung kann evtl. eine Mehrheitsentscheidung implementiert werden. Eine interessante Variante ist z.B. die gleichzeitige Bearbeitung in unterschiedlichen Hierarchieebenen. Lehnt ein Abteilungsleiter ab, wird der gesamte Prozess beendet. Auch solche exotischen Varianten lassen sich im BPM-System effizient umsetzen.
Die sequentielle Abarbeitung kann z.B. vorteilhaft sein, wenn die Arbeitsergebnisse der einzelnen Bearbeiter aufeinander aufbauen.

• Ausnahmebehandlung und Eskalation

Durch Eingriffsmöglichkeiten von hierarchischen Vorgesetzen bzw. Process Ownern kann auch im Fall von unvorhergesehenen Abwesenheiten ein zügiger Durchlauf des Prozesses ermöglicht werden. Natürlich kann es sinnvoll sein auch klassische Eskalationsmöglichkeiten wie z.B. E-Mail Benachrichtigung des Vorgesetzten einzusetzen. Dabei ist zu prüfen, ob eine Zustimmungspflicht der Arbeitnehmervertreter (Betriebsrat, Personalrat oder Mitarbeitervertretung) vorliegt.

• Meta-Kommunikation während des Prozessablaufs

Durch eine Kommentarfunktion können Inhalte durch den Prozess geleitet werden, die nicht in das fachliche Prozessdatenmodell passen, aber zum Ablauf notwendig sind.
Beispiel: Die Begründung einer Ablehnung verhindert wahrscheinlich zeitfressende Nachfragen per E-Mail. Das BPM-System bietet darüber hinaus noch die Möglichkeit Kontakt zu sog. Prozess Experten aufzunehmen, um z.B. Unterstützung bei der Abarbeitung von Prozessen zu bekommen.

• Und was ist mit der Nutzlast?

Unter Nutzlast verstehe ich in diesem Zusammenhang ein oder mehrere Dokumente, die häufig das zentrale Element von Prozessen des gerade diskutierten Typs sind. Das kann eine Eingangsrechnung sein oder auch ein Dokument, dessen Inhalte durch den Prozess bewertet und ggfs. freigegeben werden. Steht ein ECM-System zur Verfügung, kann die Integration zum IBM BPM über ein CMIS Interface erfolgen. Alternativ steht auch ein integriertes DMS zur Verfügung.

• Nach der Pflicht kommt die Kür

Haben Sie schon einmal über den Einsatz eines ODM-Systems (Operational Decision Management) nachgedacht? Wie könnte man z.B. den Zusammenhang zwischen Wertegrenzen bei Freigaben und Hierarchieebenen abbilden? Die schlechteste Möglichkeit ist sicherlich, dies direkt im Programmcode zu tun. Mit ODM existiert ein zentrales System, das in der Lage ist solche Regeln zu verwalten.

Was wird mit digitalisierten Prozessen erreicht? Es wird Transparenz geschaffen, eine zügige und jederzeit nachvollziehbare Bearbeitung ist gewährleistet, ebenso wie die Bewertung und die getroffene Entscheidung am Ende des Prozesses. Ich hoffe, ich konnte Ihnen die eine oder andere Anregung geben. Bei Fragen kommen Sie gerne auf mich zu!