Die Königsdisziplin der Prozess-Automatisierung: die Dunkelverarbeitung

Der Rechnungseingang ist mittlerweile zu einem unserer Lieblingsprozesse geworden, denn er bietet im Rahmen der Digitalisierung viel Potential. So auch bei der Verarbeitung von Eingangsrechnungen und ihrer Automatisierung. Hier ist es oft so, dass der manuelle Prozess langwierig, fehleranfällig und ineffizient ist. Ziel der Automatisierung ist die automatisierte Bearbeitung des Rechnungseingangs mit Hilfe von Regeln, die Dunkelverarbeitung.

Mit der Dunkelverarbeitung des Rechnungseingangs ist man in die Königsdisziplin der Prozess-Automatisierung vorgestoßen. Hier steckt sicherlich eines der größten Potentiale des Prozessmanagements, da die schlummernden Qualitätssteigerungen und Kosteneinsparungen offensichtlich und sehr verlockend sind.

Eine hohe Automatisierungsquote ist nicht alles
In einem solchen Projekt der Vollautomatisierung muss oft eine Vielzahl von Komponenten zusammenspielen, damit dies funktionieren kann. Wir kennen dieses Thema gut aus Projekten, in denen die Erkennungsqualität und Aufbereitung von vorgelagerten Input Management Systemen sehr entscheidend ist.

Erreicht man eine Automatisierungsquote von 95% liegt man da schon sehr gut. Je nach Anwendungsfall muss man sich oft auch mit geringeren Quoten zufrieden geben. Aus der Praxis wissen wir, dass man im medizinischen Bereich beispielsweise auch mal mit handgeschriebenen Heilpraktikerrechnungen leben muss. Denn spätestens da gibt jede Erkennungssoftware auf. In anderen Szenarien mit klar definiertem Eingangsmaterial kann man aber auch eine Automatisierungsquote von 100% erreichen.

Mitarbeiter frühzeitig einbinden und Verständnis wecken
Die eigentlichen Herausforderungen liegen aber oft im organisatorischen Bereich. Mitarbeiter, die zuvor noch manuell den Prozess vollständig in der Hand hatten, müssen sich auf einzelne Tätigkeiten fokussieren. Wir haben hier die Erfahrung gemacht, dass die spätere Akzeptanz der laufenden Anwendung dann am größten ist, wenn man alle Beteiligten frühzeitig bei der Umgestaltung einbezieht. Die subjektive Wahrnehmung, dass es sich um „ihren“ Prozess handelt, ist wichtiger als man vorher vielleicht glauben mag.

In einem aktuellen Projekt haben wir beispielsweise einen gewaltigen Fundus an Regelwerken, die bisher ausschließlich in den Köpfen der Sachbearbeiter verfügbar waren, in technisch nutzbare Regelwerke und Entscheidungstabellen umgesetzt und in automatisierte Prozesse eingebunden. Die Tätigkeiten der Mitarbeiter haben sich dabei von der ganzheitlichen Bearbeitung in klar definierte Bearbeiter-Rollen verlagert, wie zum Beispiel den technischen Regelumsetzer, den Stammdatenpfleger, den Qualitätssicherer gleich zu Beginn des Prozesses und verschiedene fachliche Eskalationen. So kann man im Prozess nur noch punktuell dort eingreifen, wo manuelles Doing notwendig ist.

Aber auch hier war es projektbegleitend durchgehend wichtig, Irritationen über Prozessautomatisierungen abzubauen. In der Regel haben Mitarbeiter Verständnis dafür, dass ihnen die einfachen und wiederkehrenden Aufgaben vom System abgenommen werden und sie sich auf die nicht automatisierbaren Tätigkeiten konzentrieren. Für den Mitarbeiter stellt dies eine Anreicherung seiner Tätigkeit dar.

Fragen zum Automatisierten Rechnungseingang und zur Dunkelverarbeitung beantworte ich Ihnen gerne.