Dokumentenverarbeitung: Warum und wie automatisieren?

Wenn es darum geht, das Rennen um Geschwindigkeit und Effizienz zu gewinnen, ist die manuelle Dokumentenverarbeitung immer noch die Achillesferse vieler Unternehmen. Sie verfügen vielleicht über den ausgeklügeltsten automatischen Geschäftsprozess, aber wenn Sie zur Validierung Ihrer Dokumente immer noch das Eingreifen von Mitarbeitern benötigen, werden Sie immer hinterherhinken.

Es ist genau wie in der Geschichte von Hase und Schildkröte. Der Hase war in guter Verfassung, um das Rennen zu gewinnen, entschied aber, dass es ein guter Zeitpunkt sei, ein Nickerchen zu machen, so dass die Schildkröte ihn überholen konnte. Denken Sie nun an Prozesse: Um beispielsweise eine Ausgabe einzureichen und eine Rückerstattung zu erhalten, sind die meisten Schritte automatisch, aber die Validierung erfolgt immer noch durch menschliches Eingreifen, was den gesamten Prozess verlangsamen wird – das ist das Nickerchen des Hasen in der Geschichte. Ich weiß, überwältigend.

Was ich meine, ist, dass Sie nur so schnell wie der langsamste Nenner sind. Wenn die Verarbeitung von Dokumenten von menschlicher Validierung abhängt, verzögert das die Verarbeitungszeit und die Reaktion auf den Benutzer. Im Ergebnis wird sich dies negativ auf die Produktivität auswirken, die Kosten werden steigen und die Kundenzufriedenheit wird sinken.

An dieser Stelle kommt die Automatisierung der Dokumentenverarbeitung ins Spiel.

Zeit für einen Wechsel: Automatisierung der Dokumentenverarbeitung

Wir alle wissen, dass wir uns im Zeitalter der digitalen Disruption befinden, aber die papierbasierten Formulare werden so schnell nicht verschwinden. Sie sind in Organisationen zu gut etabliert, als dass sie kurzfristig einfach abgeschafft werden könnten. Die Unternehmen, die einen besseren Weg – den effektivsten und reibungslosesten Weg – finden, mit ihnen umzugehen, werden also einen Wettbewerbsvorteil erzielen.

Und ich spreche nicht nur von Geschwindigkeit. Manuelle Dokumentenverarbeitung bedeutet, jedes Dokument durchzugehen, die Felder zu prüfen, die Informationen zu analysieren und eine Art von Entscheidung zu treffen. Das verschlingt Ressourcen, die auf strategischere oder wirkungsvollere Projekte für das Geschäft konzentriert werden könnten, und es ist fehleranfällig, was Sie dazu verleiten könnte, die falsche Geschäftsentscheidung zu treffen.

Die gute Nachricht ist, dass es heute eine Technologie gibt, die es Unternehmen ermöglicht, papierbasierte Dokumente auf digitalere und effizientere Weise zu verarbeiten, um eine schnellere und genauere Informationsbeschaffung aus Papierdokumenten zu unterstützen.

Intelligente Lösungen für die Dokumentenverarbeitung: Einführung des OutSystems AI-Dokumentenprozessors

Wenn Sie OutSystems nicht kennen, handelt es sich um eine Full-Stack-Plattform, die es Entwicklern ermöglicht, an den verschiedenen Schichten einer Anwendung zu arbeiten, von der Front-End- und Logikschicht bis hin zu den Geschäftsprozess- und Datenschichten. Außerdem können Entwickler die Plattformfunktionen mit jeder Art von Integration erweitern, einschließlich REST, SOAP, offener API, Cloud-Services, Unternehmenssystemen, Datenbanken und den über 3300 in der OutSystems Forge verfügbaren Komponenten.

Unter diesen Tausenden von Komponenten hat unser KI-Team vor kurzem den AI Document Processor auf den Markt gebracht. Diese Komponente, die Sie gleich hier herunterladen können, ermöglicht es Ihnen, Schlüsselinformationen aus physischen Dokumenten zu extrahieren und alle ihre Daten online zu erhalten. Sie können Ihre Dokumente einfach hochladen und automatisch die wichtigsten Informationen aus ihnen extrahieren und überall leicht darauf zugreifen.

Die Komponente Dokumentprozessor erfüllt im Wesentlichen zwei Aufgaben:

• Formularerkennung: Dies ist ein maßgeschneiderter Service, der Text, Schlüssel/Wertpaare und Tabellendaten aus Formulardokumenten identifiziert und extrahiert. Es ist ein maßgeschneiderter Dienst, der ein mit einigen Beispieldokumenten trainiertes Modell generiert und verwendet.
• Analysebeleg: Hierbei handelt es sich um eine vorgefertigte Beleg-API, die Schlüsselinformationen zu Verkaufsbelegen identifiziert und extrahiert, z. B. Zeit und Datum der Transaktion, Händlerinformationen, Steuerbetrag, Summen und mehr, ohne dass eine Schulung erforderlich ist.

Wann und wie Sie den Dokumentprozessor verwenden: Ein alltägliches Beispiel

Sie können diese intelligente Dokumentverarbeitungskomponente mit den gängigsten Dokumentformaten und -typen und in jedem geschäftlichen Anwendungsfall und jeder Branche einsetzen, in der Sie den Inhalt Ihrer Dokumente digitalisieren müssen. Die Komponente behält den Text als Liste und als JSON-Datei bei.

Um Ihnen ein Beispiel zu geben, stellen Sie sich einen Zahlungsgenehmigungsprozess vor. Je nach Art der Transaktion möchten Sie, dass diese an die Personalabteilung oder an die IT-Abteilung geht, und auf dieser Grundlage wird ein anderer Prozess gestartet. Um zu sehen, wie einfach Sie eine Lösung aufbauen können, die diesen Anwendungsfall unterstützt, werfen Sie einen Blick auf die Demo in „How to Automate Document Processing with AI Tech Talk„.

Mit der Hilfe meines Kollegen Majd Hadi zeigen wir Ihnen, wie einfach Sie mit dem Document Processor ein vollständiges Szenario und eine End-to-End-Anwendung erstellen können und wie schnell Sie beliebige Informationen aus jeder PDF-Datei extrahieren und automatisch einen Prozess starten können.

Sie können die Komponente auch gleich hier erleben.

Bereit zur Digitalisierung?

Ganz gleich, in welcher Branche Sie tätig sind, ich bin sicher, dass die Dokumentenverarbeitung ein wichtiger Teil Ihrer Back-Office-Funktionen ist. Und den besten Ansatz zu finden, um sie effizient zu handhaben, kann der Schlüssel zu einem Wettbewerbsvorteil sein. Hier sind einige der Vorteile, die Sie aus der Implementierung des AI Document Processors ziehen können:

• Vermeiden Sie menschliches Eingreifen: Mit dem KI-Dokumentenprozessor müssen Sie keine Daten mehr manuell extrahieren, Dokumente analysieren und validieren, wodurch das Risiko menschlicher Fehler verringert und die Kundenzufriedenheit verbessert wird;
• Höhere Geschwindigkeit: Durch den Ersatz menschlicher Interaktion können Sie die Zeit, die Sie früher für die Ausführung derselben Aufgabe benötigt haben, beschleunigen, was sich positiv auf die Geschwindigkeit des gesamten Geschäftsprozesses auswirkt;
• Format und Typ: Der KI-Dokumentenprozessor kann auf bestimmte Dokumente, Formate und Typen zugeschnitten werden, die in verschiedenen Geschäftsanwendungen und Branchen benötigt werden. Diese Komponente unterstützt die Formate JPG, PNG, PDF (textbasiert oder gescannt) und TIFF.

Darüber hinaus können Sie den AI-Dokumentenprozessor durch zwei weitere OutSystems-Komponenten ergänzen, die Ihnen bei der Analyse des Inhalts helfen und Ihre Erfahrung auf die nächste Stufe bringen:

• Sprachanalyse: Nachdem der Text aus Ihrem Dokument extrahiert wurde, führt die Sprachanalyse mehrere Operationen durch, die eine Textanalyse beinhalten, einschließlich der Erkennung von Schlüsselwörtern, Stimmungsanalyse, Spracherkennung, Rechtschreibprüfung und Sprache-zu-Text-Transkription.
• Sprachverstehen: Mit dieser Komponente können Sie die Entitäten und Intentionen erfassen, insbesondere bei Freitextfeldern. Sie können sie an Ihre Branche und spezifische Kundenszenarien anpassen.

Um mehr über diese drei Komponenten zu erfahren, verpassen Sie nicht meinen TechTalk, „Wie man die Dokumentenverarbeitung mit KI automatisiert.“