Roboten Sie schon? Die schöne, neue Welt des RPA

Ich gebe es zu: Als mir vor inzwischen einigen Jahren jemand während eines IT-Vortrags einen Roboter vorstellte, hatte ich erwartet, dass er irgendein Hardware Spielzeug aus dem Koffer holt, das allerlei Mätzchen und Zauberstücke vorführen kann. Es ging dann aber um einen Software Roboter, der in der Lage ist Dinge zu tun, die sonst nur ein Mensch aus Fleisch und Blut am Bildschirm vornimmt: ein Excel Sheet öffnen, sich an einer Web Anwendung anmelden, Daten herauskopieren, Mails auslesen, eine SAP GUI öffnen, Daten verändert wieder in eine anderen Anwendung schreiben und so weiter. Dies war mein Einstieg in das Thema Robotic Process Automation oder kurz RPA.

Heute – ein paar Jahre später – ist RPA als eines der großen IT-Themen in aller Munde. Die Idee, repetitive Aufgaben, die genauen Abläufen und Regeln folgen, von einem Software Roboter ausführen zu lassen, verspricht den nächsten Level von Automatisierung. Hand in Hand mit klassischen Workflows in Business Process Management Systemen. So können endlich in Kombination komplette Abläufe End-to-End realisiert und gleichzeitig Tätigkeiten eingebunden werden, die sich bisher gar nicht oder nur sehr schwierig automatisieren ließen, weil es zu teuer war oder es die Technik schlichtweg nicht ermöglichte.

Stabilität und Funktionsumfang solcher RPA-Systeme haben sich dabei in letzten Jahren dramatisch weiterentwickelt. Die Grundfunktionen zum Öffnen, Lesen und Schreiben von web- oder windows-basierten Zielanwendungen, deren Maskenlayout als Struktur vom RPA System erkennbar ist, gehören schon seit langem zu den Basics und können anbieterübergreifend als vorhanden angenommen werden. Heute geht es vorwiegend um die Nutzung von Methoden aus den Bereichen der künstlichen Intelligenz und Bilderkennung, um auch hier Automatisierungen zu erzielen. Die Anwendungsfälle für solche Techniken liegen dabei auf der Hand: Wer schon einmal versucht hat, eine Anwendung fernzusteuern, die über Citrix bereitgestellt wird, weiß dies sehr zu schätzen. Hier kann beim Design von Ablaufskripten (den sogenannten Bots) beispielsweise eine Technik wie das AISense von Automation Anywhere aus den Bildinformationen erstaunlich gut automatisch eine Maskenstruktur erkennen, um auf diese dann bei der Fernsteuerung zuzugreifen. Zunächst ohne jedes Zutun eines Bot Designers, der dann in der Regel noch feinjustieren muss.

Als Beratungshaus im Bereich der Digitalisierung und Automatisierung ist das Thema RPA zur Zeit natürlich auch bei uns hoch im Kurs. Viele Interessenten haben bereits konkrete Anwendungsfälle, in denen sie bisher manuelle Abläufe umstellen wollen, einschließlich aller offensichtlichen Vorteile:

• Geringere Fehleranfälligkeit
• Wegfall hoher Kosten manueller Tätigkeit
• Sicherstellung einheitlicher Abläufe
• Implizite Dokumentation von Abläufen
• 24/7 Tätigkeiten und einfache Skalierbarkeit
• Umsetzung von zuvor nicht realisierbaren Automatisierungen

Die meisten unserer RPA-Kunden befinden sich in einer Evaluierungsphase. Die Aussicht auf Verbesserungen ist oft schon euphorisch, meistens führen wir dann gemeinsame Workshops durch, um geeignete Kandidaten für einen Proof-Of-Concept zu finden. Dies kann ein scharfes Hinsehen sein, wenn sich regelbasierte und sehr repetitive Aufgaben mit hohem Volumen und hohem Personaleinsatz quasi aufdrängen. Dies kann aber auch der Einsatz von praktischen Rating-Methoden sein, wie beispielsweise dem PMM Ansatz, bei dem die verschiedenen Kandidaten nach unterschiedlichen Kriterien quantitativ bewertet werden.

Nach der Durchführung eines überschaubaren PoC lässt sich dann in der Regel gut bewerten, ob sich die gewünschte Automatisierung wirklich umsetzen lässt.

Haben Sie schon konkrete Ideen?
Sprechen Sie mich einfach an! Gerne können wir dies einmal in einem persönlichen Gespräch durchgehen.