Use Case BPM: Smarte Personalprozesse

 

Ein Mitarbeiter soll innerhalb des Unternehmens versetzt werden. Dazu stimmen sich die aufnehmende und die abgebende Führungskraft untereinander, mit dem Mitarbeiter und mit der Personalabteilung ab. Dabei werden Informationen über die aktuelle und neue Position „gesammelt“, Freigaben werden eingeholt, die Vorgangsdaten werden ergänzt, geprüft, freigegeben, etc.

Auf Basis dieser Daten werden dann ggf. neue Dokumente/Verträge erstellt. Gesprächstermine werden geplant und durchgeführt, bevor abschließend die Versetzungsdaten in die Personalsysteme eingepflegt und ggf. neue Prozesse angestoßen werden.

Oft wird in Unternehmen noch mit informellen Aufgaben und informeller Kommunikation (Papier, Telefon, EMail) gearbeitet, d.h. es herrscht eine ineffiziente Arbeitsumgebung über mehrere Systeme hinweg. Dabei kommt es zur ineffizienten doppelten Datenerfassung und hoher Fehleranfälligkeit. Der Datenfluss zwischen den Systemen ist unvollständig und es fehlt an Kontrolle und Transparenz über Geschäftsereignisse und Performance.

 

Wie sieht der digitale "smarte" Personalprozess aus?

Wir empfehlen Workflow-Unterstützung für Personalprozesse. Wichtig ist neben der fachlichen und technischen Einführung der Lösung auch eine auf den Fachanwender zugeschnittene Benutzeroberfläche. Dadurch wird eine einfache und schnelle Entwicklung und Anpassung garantiert, es kommt zur Fehlerreduktion im Prozessablauf, die Transparenz wird erhöht.

Administrative Tätigkeiten werden auf ein Minimum reduziert, was eine bessere Auslastung der Mitarbeiter zur Folge hat. Insgesamt werden die Servicequalität und die Prozesseffizienz deutlich gesteigert.

 

Worin liegt der Mehrwert eines digitalen Personalprozesses?

Der Kundennutzen liegt in der Automatisierung der Prozessschritte mit Hilfe einer flexiblen Workflow-Funktionalität, wodurch die Compliance und Konsistenz verbessert werden. Die Automatisierung führt ebenfalls zur Fehlerreduktion und zur Ablösung von Papier- und EMailgestützten Prozessen. Die Erhöhung der Transparenz macht Vorgänge über Abteilungen hinweg nachvollziehbar. Bestehende Systeme und Daten können wirksam genutzt werden ohne Medienbrüche zu erzeugen.

 

Einsatzbereiche:

  • Ergänzend zu bereits eingesetzten ERP HR Anwendungen
  • Fachlicher und technischer Brückenschlag
  • Schließt Lücken, die durch klassische Systeme nicht abgedeckt werden

 

Was kann die agentbase AG in diesem Umfeld für Sie tun?

Neben der fachlichen und technischen Beratung begleiten wir Sie gerne bei der Analyse, Konzeption, Umsetzung und Implementierung der Lösung. Darüber hinaus übernehmen wir auch die Wartung und den Support im kompletten BPM-Lifecycle. Sprechen Sie uns dazu einfach an!

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Artur Habel und Franziska Surmund - agentbase AG

Artur Habel
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